آموزش گام به گام پاورپوینت ۲۰۰۷ (قسمت هفتم)

درود بر شما همراهان گرامی. امروز در خدمت شما عزیزان هستم با گام هفتم از سری آموزش های گام به گام پاورپوینت 2007، و امیدوارم تا پایان همراه ما باشید. آنچه در این آموزش خواهید خواند مطالبی پیرامون چگونگی درج نمودارها و جداول در پاورپوینت خواهد بود که سر فصل های این آموزش بدین صورت میباشند :

ایجاد جدول (Create a Table)
تغییر مکان و سایز جدول رسم شده (Change Position and Size)
وارد کردن اطلاعات و داده ها در جدول (Enter Data in a Table)
اصلاح ساختار و قالب بندی جدول (Format a Table)
وارد کردن جدول از ورد یا اکسل (Insert a Table from Word or Excel)

در ادامه به بررسی و توضیحات بیشتری از این سر فصل ها خواهیم پرداخت.

1- ایجاد جدول (Create a Table)

شاید شما نیز نیاز داشته باشید تا در ارایه پاورپوینتی که ایجاد خواهید کرد، اطلاعات را به صورت سازماندهی شده و در کادر و جدولی نشان دهید. برای تحقق این امر شما باید اقدام به ایجاد جدول نمایید.

برای ایجاد جدول در پاورپوینت ابتدا از سربرگ Insert به کادر گروه Tables بروید و بر روی گزینه Tables کلیک کنید.

با کلیک و انتخاب این گزینه کادر کشویی زیر مجموعه ها باز خواهد شد.

حال شما با کمک گزینه های موجود در این کادر قادر خواهید بود تا جدول مورد نیاز خود را ایجاد نمایید. برای این کار چهار راه پیش رو دارید :

• روش اول :

در کادر باز شده گزینه Table تعدادی خانه های کوچک مشاهده میکنید. شما میتوانید با انتخاب تعداد سطر ها و ستون های (تعداد خانه های جدول) مورد نیاز خود از مربع های موجود در این کادر توسط حرکت دادن فلش ماوس اقدام به انتخاب تعداد سطر ها و ستون های مورد نیاز در جدول خود نمایید. تعداد خانه های انتخاب شده برای سطر و ستون های جدول با خطوط نارنجی رنگ دور آن مشخص میشوند و برنامه بطور خودکار پیش نمایشی از جدول انتخاب شده شما در اسلاید (بطور همزمان با انتخاب خانه ها) نمایش خواهد داد. در تصویر زیر تعداد 5 سطر و 3 ستون برای جدول در نظر گرفته شده است.

حال با رها کردن ماوس شاهد ایجاد جدول با تعداد سلول های انتخاب شده هستید.

• روش دوم :

اما دومین روش برای درج جداول در پاورپوینت 2007 استفاده از گزینه …Insert Table میباشد.

با انتخاب این گزینه پنجره ای کوچک باز خواهد شد. در این پنجره باید اقدام به انتخاب تعداد ستون ها (Number of Columns) و تعداد سطر ها (Number of Rows) نمایید. سپس با تایید نهایی جدول با تعداد سطر ها و ستون های خواسته شده ایجاد خواهد شد.

• سومین روش درج جدول :

شما با استفاده از Draw Table قادر به رسم جدول دلخواه خود بصورت دستی خواهید بود. با انتخاب این گزینه نشانگر ماوس به ابزار پن (مداد) تبدیل خواهد شد و این امکان در اختیار شما قرار میگیرد که با کلیک در نقطه دلخواه و دراگ نمودن همزمان اقدام به کشیدن جدول متناسب با نیاز خود کنید.

• روش چهارم :

با استفاده از اکسل میتوان اقدام به ایجاد یک جدول در پاور پوینت نمود. اما لازمه استفاده از این روش برای ایجاد جداول در پاورپوینت، آشنایی کافی با روش کار با نرم افزار اکسل خواهد بود. زیرا شما با انتخاب این روش ایجاد جدول در پاورپوینت، شاهد تبدیل محیط پاورپوینت به محیط اکسل خواهید بود!

برای آشنایی با نرم افزار اکسل و آموزش های گام به گام آن، از لینک موجود بر روی همین متن استفاده نمایید.

در این روش از گزینه Excel Spreadsheet استفاده خواهیم کرد.

با انتخاب این گزینه برگه کوچک اکسل که در ابتدا حاوی دو سطر و ستون میباشد باز خواهد شد. شما میتوانید با کلیک بر روی گوشه های کادر برگه اکسل باز شده، و دراگ نمودن همزمان آن تعداد سطر ها و ستون های بیشتر و یا کمتری را بنا به نیاز خود انتخاب و وارد اسلاید جاری پاورپوینت خود کنید.

سپس با استفاده از سربرگ ها و گزینه های موجود اکسل، اقدام به شخصی سازی جدول خود نمایید.

برای آشنایی با ایجاد و شخصی سازی جداول در اکسل 2007 از لینک موجود بر روی این متن استفاده کنید.

2- تغییر مکان و سایز جدول رسم شده (Change Position and Size)

ترم افزار پاورپوینت این قابلیت را در اختیار شما قرار خواهد داد که جدول ترسیم شده را به ابعاد دلخواه خود بزرگ و یا کوچک کنید و همینطور قادر خواهید بود تا مکان قرار گیری جدول در اسلاید را تغییر دهید.

برای تغییر سایز جداول دو روش وجود دارد:

• روش اول :

برای تغییر سایز جدول ابتدا بر روی آن کلیک کنید تا انتخاب شود. با کلیک و انتخاب آن کادری دور جدول را فرا خواهد گرفت که دارای دستگیره هایی در چهار گوشه و چهار ضلع آن میباشد.

دستگیره های چهار گوشه با با دایره هایی به دور آن و دستگیره های موجود در چهار ضلع کادر با فلش در تصویر زیر نشان داده شده اند.

با استفاده از دستگیره های موجود در چهار گوشه کادر این اختیار برای کاربر فراهم خواهد شد تا جدول ترسیم شده را در دو جهت عرض و ارتفاع تغییر سایز دهد و دستگیره های موجود در چهار ضلع (بنا به انتخاب دستگیره موجود در هر ضلع) این قابلیت را در اختیار شما قرار میدهد تا جدول را در یکی از جهات طولی و یا عرضی بزرگ و یا کوچک نمایید.

برای تغییر سایز جدول ابتدا نشانگر ماوس را به روی یکی از این دستگیره ها انتقال دهید. پس از تبدیل نشانگر ماوس به فلش (درجهت اختیار تغیر سایز) و کلیک کردن و دراگ نمودن همزمان اقدام به تغییر سایز جدول نمایید.

نکته : اگر از دستگیره های موجود در چهار گوشه کادر استفاده میکنید با فشردن کلید Shift و دراگ کردن همزمان برنامه بصورت خودکار جدول را با تناسب در جهت عرض و ارتفاع تغییر سایز خواهد داد.

• روش دوم :

پس از انتخاب جدول، از سربرگ Layout به کادر گروه Table Size مراجعه کنید.

با تغییر مقدار عددی گزینه Height (طول) و Width (عرض) ، طول و عرض جدول درج شده را تغییر دهید. توجه داشته باشید که تیک دار کردن گزینه Lock Aspect Ratio پس از تغییر یکی از مقادیر طول و یا عرض و تایید آن از سوی شما، برنامه مقدار دیگر را متناسب با مقدار وارد شده و به یک تناسب تغییر سایز خواهد داد.

• تغییر مکان جدول در یک اسلاید

برای تغییر محل قرار گیری جدول رسم شده در یک اسلاید، ابتدا به روی جدول کلیک کنید تا انتخاب شود. پس از ظاهر شدن کادر اطراف آن، نشانگر ماوس را بر روی بدنه اصلی کادر (تمام نقاط بجز دستگیره ها) انتقال دهید تا نشانگر ماوس تبدیل به فلشی چهار طرفه شود.

حالا بر روی این نقطه کلیک کرده و با دراگ نمودن همزمان اقدام به تغییر محل قرار گیری جدول در اسلاید نمایید.

نکته : با استفاده از Align در کادر گروه Alignment از سربرگ باز شده layout نیز میتوانید این کار را انجام دهید.

3- وارد کردن اطلاعات و داده ها در جدول (Enter Data in a Table)

برای وارد کردن اطلاعات و داده ها در سلول های جداول رسم شده کافیست نشانگر ماوس را به سلول مورد نظر انتقال دهید و با کلیک بر روی سلول مکان نما به این نقطه انتقال یابد. سپس اقدام به تایپ و وارد نمودن داده ها نمایید.

4- اصلاح ساختار و قالب بندی جدول (Format a Table)

برای تغییر در ساختار و زیبایی یک جدول ابتدا بر روی جدول مورد نظر کلیک نمایید. با کلیک و انتخاب جدول دو سربرگ جدید در نوار ابزار اصلی (ریبون) با نام های Design و Layout باز خواهند شد.

با انتخاب و استفاده از گزینه های موجود در سربرگ Design میتوانید به تغییرات در جداول، سبک های رسم جدول، ایجاد خطوط مرزی، تغییر رنگ جداول و… بپردازید.

در اینجا به معرفی کادر گروهها وگزینه های موجود در  سربرگ Design خواهیم پرداخت :

Table Style Option : گزینه های موجود در این کادر گروه برای برجسته کردن و مشخص نمودن سطرها و ستون ها (با استفاده از رنگی کردن آنها) استفاده خواهد شد که کاربرد هر کدام از گزینه های موجود در این سربرگ برای سطر ها و ستون های موجود در یک جدول متفاوت خواهد بود.

Table Styles : این کادر گروه شامل دو بخش عمده خواهد شد. اولین بخش متعلق به سبک ها (استایل های) ساخت یک جدول میباشد و دومین بخش که دارای سه گزینه در سمت راست این کادر گروه قرار گرفته است برای تغییر رنگ جدول، سطرها، ستونها و یا حتی سلول ها و مشخص نمودن خطوط تشکیل دهنده جدول و سایه دادن به جدول ایجاد شده میباشد. قابل به ذکر است که با کلیک بر روی فلش کوچک کناری هرکدام از گزینه های موجود در این کادر گروه به گزینه هایی بیشتر برای استفاده و اعمال تغییرات در جدول در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

WordArt Styles : با استفاده از گزینه های موجود در این کادر گروه میتوانید به ایجاد متن های هنری در سلول های جدول بپردازید. چگونگی ساخت متن هنری در پاورپوینت در گامهای قبل این آموزش توضیح داده شده است.

Draw Boarder : این کادر گروه و گزینه های موجود در آن برای تغییرات در جدول کاربرد دارند. بدین صورت که با استفاده از گزینه های موجود در این کادر گروه میتوانید به تغییر نوع خطوط جدول، ضخامت خطوط تشکیل دهنده، تغییر رنگ خطوط تشکیل دهنده جدول، ایجاد جدولی جدید و از بین بردن سطر، ستون و یا خطوط دلخواه خود نمایید.

برای تغییرات در قالب بندی یک جدول ابتدا بر روی جدول مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود. همانطور که در بالا گفته شد، با انتخاب جدول وارد شده به اسلاید یکی از سربرگ هایی که باز خواهد شد سربرگ Layout میباشد.

با استفاده از گزینه های موجود در سربرگ Layout میتوانید به تغییرات در جدول رسم شده بپردازید.

سپس به معرفی کادر گروه ها وگزینه های موجود در  سربرگ Layout خواهیم پرداخت :

Table : در این کادر گروه دو گزینه وجود دارد که از اولین گزینه سمت چپ برای انتخاب سطر، ستون و یا سلول دلخواه شما استفاده میشود و با کلیک بر روی دومین گزینه خطوط تشکیل دهنده جدول که در حالت پنهان میباشند نمایش داده خواهند شد تا کاربر بتواند سلول ها را بصورت تفکیک شده مشاهده نماید.

Row & Column : از گزینه های موجود در این کادر گروه برای حذف کردن جدول، سطو و یا ستون انتخاب شده و همچنین اضافه کردن سطر و یا ستون در جهات دلخواه استفاده میشود.

Merge : با استفاده از دو گزینه موجود در این کارد گروه میتوانید به یکی کردن سلول های انتخاب شده و یا قسمت کردن آنها به سلول های کوچکتر اقدام نمایید.

Cell Size : گزینه های موجود در این کادر گروه قابلیت کوچک و یا بزرگتر کردن سلول های جدول را بوسیله وارد کردن اعداد در اختیار کاربر قرار داده است.

Alignment : از گزین های موجود دراین کادر گروه برای هم تراز سازی داده های وارد شده در سلول، جهت قرار گیری متن و فاصله متن تا خطوط و… استفاده میشود.

Table Size : گزینه های موجود در این کادر گروه قابلیت تغییر سایز جدول رسم شده را در اختیار کاربر قرار خواهند داد که توضیحات بیشتر گزینه های موجود در این کادر گروه در بخش دوم از همین آموزش (تغییر مکان و سایز جدول رسم شده) ذکر شده است.

Arrange : گزینه های موجود در این کادر گروه امکان انتقال جدول به روی اطلاعات موجود در اسلاید و به زیر آنها و یا هم ترازی جدول با اسلاید و… را در اختیار کاربران قرار میدهند.

نکته : با کلیک بر روی فلش کوچک کناری هر گزینه، به امکانات بیشتری از آن گزینه برای شخصی سازی جدول دسترسی خواهید یافت.

5- وارد کردن جدول از ورد یا اکسل (Insert a Table from Word or Excel)

برای وارد کردن جدول از یک سند ورد و یا یک کاربرگ (سند کاری) اکسل، ابتدا سند ورد و یا کاربرگ اکسل را توسط نرم افزار مربوطه باز کنید. سپس اقدام به انتخاب نمودن جدول مورد نظر (که قصد کپی کردن آن را دارید) کنید. حالا از سربرگ Home به کادر گروه Clipboard مراجعه نمایید و از این کادر گروه گزینه Copy را که در تصویر زیر نشان داده شده است انتخاب نمایید.

تصویر زیر در محیط نرم افزار اکسل میباشد.

حال به ارایه پاورپوینت بروید. اسلایدی را که جدول باید به آن وارد شود انتخاب کنید و سپس از سربرگ Home در نرم افزار پاورپوینت به کادر گروه Clipboard مراجعه کرده و گزینه Paste را انتخاب نمایید تا نمودار انتخاب شده به اسلاید مورد نظر وارد گردد.

نکته : روشی ساده تر برای کپی کردن جداول استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+P و برای چسباندن Ctrl+V میباشد.

امید وارم از این آموزش بهره لازم را برده باشید. تا گام بعدی آموزش نرم افزار پاورپوینت که در آن به بررسی مطالبی پیرامون وارد کردن و ایجاد تغییرات در نمودارها خواهیم پرداخت، بدرود و موفق باشید.

برای آشنایی با اصطلاحات و آموزش گام های قبل و بعد اینجا کلیک کنید.