آموزش گام به گام microsoft office excel 2007 (قسمت ششم)

درود برشما دوستان گرامی، امروز هم در خدمت شما هستم با آموزش گام به گام اکسل 2007l و گام ششم آن. آنچه در این گام خواهید آموخت شامل موارد زیر خواهد بود:

1.  ماکروها (Macros)

•         ضبط ماکرو (Recording a Macro)

•         اجرای ماکرو های ضبط شده (Running a Macro)

2.  مرتب سازی و فیلتر کردن (Sort & Filter)

•         مرتب سازی عمومی (Basic Sorts)

•         مرتب سازی سفارشی (Custom Sorts)

•         فیلتر کردن رکوردها (Filtering)

•         حذف فیلتر (clear the filter)

1-ماکروها

ماکرو از ویژگی های پیشرفته این برنامه به حساب میآیند. بگونه ای که توسط این گزینه میتوان تمامی و یا قسمتی از کار خود بر روی سند کاری اکسل که در یک مرحله انجام شده را سابقه نمود و در برگه ای دیگر و یا جایی دیگر از این حرکات (در صورت نیاز) استفاده نمایید. برای استفاده از ماکرو :

به سربرگ View رفته و در کادر Macros که در سمت راست نوار ابزار اصلی (ریبون) برنامه قرار دارد به روی گزینه Macros کلیک کنید.

با کلیک بر روی فلش زیراین گزینه کادری باز خواهد شد که شامل گزینه های زیر میباشد:

1-1: ضبط کردن ماکرو:

در جایی که میخواهید از این قابلیت برنامه اکسل استفاده کنید، کافیست به کادر گروه Macros مراجعه کرده و با کلیک بر روی آن از کادر باز شده گزینه Record Macro را انتخاب نمایید.

پس از انتخاب این گزینه پنجره ای باز خواهد شد و شما میتوانید در این پنجره یک نام و یک کلید میانبر برای ماکرویی که ضبط خواهد شد انتخاب کنید. بدین صورت که در قسمت Macro Name ، برای ماکرو یک نام در نظر بگیرید و در قسمت  Shortcut Key یک کلید میانبر ترکیبی در نظر بگیرید و نهایتا در قسمت Description میتوانید شرحی از ماکرویی که ساخته خواهد شد را بنویسید.

حال این اطلاعات را Ok کنید تا ماکروی جدید شما شروع به سابقه کردن و ضبط نمودن کارهایی کند که شما در اکسل انجام خواهید داد. برای توقف سابقه نمودن (توقف ماکرو) ، کافیست که دوباره به کادر گروه Macros مراجعه کرده و بر فلش زیر آن کلیک کنید و از کادر باز شده بر روی گزینه Stop Recording کلیک کنید تا ضبط فعالیت متوقف شود.

1-2: اجرای یک ماکرو

برای اجرای یک ماکروی ضبط شده کافیست ابتدا به برگه و یا سند جدید بروید و از سربگ view به کادر گروه Macros رفته و بر روی شکل ماکرو کلیک کنید و یا کلید ترکیبی Alt+F8 را بفشارید.

اکنون پنجره ای باز خواهد شد که در این پنجره نام ماکرو هایی که سابقه و ضبط شده اند را نوشته است. از کادر سمت چپ که نام ماکرو ها را شامل میشود، ماکروی مورد نظر را انتخاب کنید و با کلیک بر روی گزینه Run مشاهده میکنید که حرکات سابقه شده در برگه جدید اعمال خواهند شد.

در کادر باز شده ماکروها با نام Macro از گزینه Delete برای پاک کردن ماکروی منتخب ذخیره شده و گزینه Option برای تعریف کلید ترکیبی (اگر قبلا این کار را نکرده باشید) و باقی گزینه ها برای دیدن و ویرایش کدهای ذخیره شده ماکروها میباشد.توسط کادر Macro in میتوانید ماکرو های ذخیره شده در اسناد کاری دیگر را در سند کاری فعلی باز کنید. کافیست که به روی این کادر کلیک کرده و از پنجره باز شده نام سند مورد نظر را انتخاب کنید تا ماکروها نمایش داده شوند.

با آموزش گام به گام اکسل 2007 همراه ما باشید

2-مرتب سازی و فیلتر کردن (Sort & Filter)

مرتب و فیلتر کردن به شما این اجازه را خواهد داد تا درون یک سند کاری (کاربرگ) به دستکاری و مرتب نمودن داده ها ی متنی و عددی در سلولهای هر ستون  بپردازید. برای دسترسی به این بخش دو راه پیش رو دارید:

از سربرگ Home در نوار ابزار اصلی (ریبون) و در کادر گروه Edition گزینه Sort & filter را انتخاب کنید.

به سربرگ Data در نوار ابزار اصلی (Ribbon) رفته و در کادر گروه Sort & Filter گزینه های آن را مشاهده کنید.

در این آموزش من از بخش Sort & Filter موجود در سربرگ Home کارها را انجام خواهم داد. با مراجعه به سربرگ Data و کادر گروه Sort & Filter مشاهده خواهید کرد که گزینه های در دسترس یکی هستند.

• مرتب سازی عمومی:

در این نوع مرتب کردن ابتدا باید ستون و یا سلول های مورد نظر در یک ستون که باید داده های آن مرتب شوند انتخاب شده و  بر روی گزینه Sort & Filter کلیک کنید و از پنجره بازشده یکی از دوگزینه زیر را انتخاب کنید:

برای مرتب سازی بر اساس حروف الفبا گزینه اول و برای مرتب سازی معکوس حروف الفبا گزینه دوم را انتخاب نمایید و مشاهد خواهید کرد که با انتخاب یکی از این دو گزینه و تایید آن چگونه داده های سلولی مرتب خواهند شد.

• مرتب سازی سفارشی:

مرتب سازی سفارشی برای مرتب سازی بیش از یک ستون استفاده خواهد شد تا این کار به سادگی انجام شود. برای مرتب کردن سفارشی ستون ها:

با کلیک بر روی گزینه Sort & Filter از کادر باز شده زیر آن گزینه Custom sort را انتخاب کنید.

از پنجره باز شده و با انتخاب گزینه Sort by انتخاب کنید که کدام ستون را به عنوان ستون اولیه برای مرتب سازی انتخاب کرده اید. سپس با انتخاب گزینه Sort on انتخاب کنید که این مرتب سازی بر چه اساسی باشد وبا انتخاب گزینه Order انتخاب کنید که برچه صورت (طبق حروف الفبا و یا معکوس آن) داده ها مرتب سازی شوند.

در این پنجره با کلیک بر روی گزینه Add Level میتوان انتخاب کرد که کدام ستون ها در مرحله بعد برای مرتب سازی قرار گیرند.

فیلتر کردن رکوردها:

فیلتر این امکان را در اختیار شما قرار میدهد که انتخاب کنید در ستون و یا ستونهای مورد نظر شما، کدام اطلاعات و رکوردها نمایش داده شوند و کدام نشوند که این انتخاب با معیار های خاصی نیز همراه است.

تعریف فیلد: مجموعه اطلاعات موجود در یک ستون که معمولا بیانگر اطلاعاتی در یک زیمینه میباشد.( در مثال زیر)

تعریف رکورد: رکورد ها مجموعه اطلاعاتی هستند که در چند فیلد (ستون) در کنار یکدیگر قرار گرفته و اطلاعات کاملی نسبت به یک موضوع را مشخص میکنند.معمولا هر سطر در برنامه اکسل بیانگر یک رکورد کامل میباشد.(در مثال زیر)

ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید و سپس  با کلیک بر روی گزینه Sort & Filter از کادر باز شده زیر آن گزینه Filter را انتخاب کنید.

مثال: من در شکل زیر ستون مربوط به نام ها را انتخاب کرده ام و با استفاده از گزینه فیلتر برای این ستون ها فیلتر در نظر گرفته ام . برای این کار کافیست بر روی یک سلول کلیک کرده وگزینه Filter را انتخاب کنید.

حال با توجه به ستون انتخاب شده خواهید دید که علامت فیلتر در ابتدای ستون قابل مشاهده میباشد. حال بر روی آرم فیلتری که روی این ستون ها قرار دارد (به شکل فلش کشویی میباشد) کلیک کرده تا کادر آن باز شود. در اینجا با دو گزینه مواجه خواهیم شد:

• گزینه Filter by Color که فیلتر بر اساس رنگ میباشد و با حرکت فلش ماوس بر روی این گزینه کادر زیر مجموعه های آن باز خواهدد. چون از نام این فیلتر پیداست که چه کاری انجام خواهد داد مثالی از آن نخواهیم زد.
• گزینه Text Filter که برای فیلتر نمودن نوشته ها بکار میرود و در پایین از کاربردهای آن مثالی را برای شما در نظر گرفته ام.

ما میخواهیم بر اساس حرف (س) نامها را فیلتر کنیم. برای این کار ابتدا به روی آرم فیلتر که در ابتدای ستون قرار دارد کلیک کرده و از کادر باز شده آن ، فلش ماوس را به روی گزینه Text Filter میبریم تا کادر کشویی دیگری در کنار کادر فیلتر باز شود. از کادر دوم انتخاب میکنیم که این ستون بر چه اساسی باید فیلتر شود.

گزینه های موجود در این کادر به این صورت هستند:

…Equals (برابر با…)

…ِDoes Not Equals (برابر نیست با…)

…Begins With  (شروع شدن با…)

…Ends With  (تمام شدن با…)

…Contains  (شامل … میشود)

…Does Not Contain  (شامل … نمیشود)

…Custom Filter ( فیلتر سلیقه ای)

ما در اینجا میخواهیم فیلتر بر اساس حرف (س) را اعمال کنیم بنا براین به گزینه …Begins With ( شروع میشود با…) نیاز خواهیم داشت. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز خواهد شد. در این پنجره و در کادر مشخص شده در تصویر زیر حرف (س) را وارد کنید و سپس با کلیک بر گزینه Ok فیلتر روی ستون نام خریدار اعمال میشود.

نکته: تفاوت بین گزینه های And و Or در این پنجره بدین گونه است که اگر گزینه And انتخاب شود ، باید دو طرف شرط آن برقرار باشد و لی اگر از گزینه Or استفاده شود، حتی اگر یک طرف شرط آن نیز برقرار باشد عمل خواهد کرد.

حال با نگاه به برگه (Sheet) مورد نظر، نتیجه کار را مشاهده خواهید کرد.

مثال دوم: در جدول قبل میخواهیم بجز نامها یی با حرف اول (س والف) آغاز میگردند ، مابقی را فیلتر کنیم. برای این کار مانند مثال قبل روی آرم Filter روی ستون مورد نظر(ستون نامها) کلیک کرده و با باز شدن کادر آن گزینه Custom Filter را انتخاب کرده و در پنجره باز شده (مانند تصویر زیر) گزینه Or را انتخاب کرده و در کادر های سمت راست بالا و پایین حرف های (س) و (الف) را وارد میکنیم.

پس از تایید نتیجه را به شکل زیر مشاهده خواهید کرد که چگونه فیلتر انجام شده است.

مثال سوم: حال اگر بخواهیم بجز قیمت های کل بین (50000) تا (100000) را فیلتر کنیم ، یا به عبارتی دیگر فیلتر عددی را اعمال کنیم:

در ابتدا بر روی آرم فیلتر درون ستون قیمت کل کلیک میکنیم. از کادر باز شده گزینه Number Filters را انتخاب کرده و باز هم کادری در کنار آن باز خواهد شد. کادر زیر مجموعه شامل گزینه های زیر میباشد:

…Equals (برابر با…)

…Does not Equals (برابر نبودن با…)

…Crater Than (بزرگتر از…)

…Crater Than  or Equal To  (بزرگتر و مساوی با…)

…Less Than (کوچکتر از…)

…Less Than or Equal To (کوچتر و مساوی با…)

…Between (بین…)

…Top 10 (ده تای اول… )

…Above Average (بالاتر از میانگین…)

…Below Average (پایینتر از میانگین…)

…Custom Filter (فیلتر سلیقه ای…)

برای فیلتر کردن اعداد بزرگتر از 50000 تا کوچکتر از 100000 از گزینه در پنجره مربوطه مانند تصویر زیر عمل میکنیم:

و پس از تایید نتیجه را در برگه اکسل مشاهده خواهید کرد.

• اگر در ستونی  فیلترینگ را اعمال کرده اید و حال میخواهید این فیلتر ها را از بین ببرید  دوراه پیش رو دارید:

روش اول این است که از سربرگ Home به بخش Sort & Filter رفته و با کلیک بر روی این گزینه ، از کادر باز شده گزینه Clear را انتخاب کنید.

روش دوم این است که بر روی آرم فیلتر که در بالای ستون فیلتر شده قرار دارد کلیک کرده واز کادر باز شده گزینه… Clear Filter From را انتخاب نمایید.

• اگر میخواهید فیلتر های اعمال شده در یک برگه را از بین ببرید:

پس از انتخاب ستون های فیلتر شده، به سربرگ Data مراجعه کرده و در کادر گروه Sort & Filter بر روی گزینه Clear کلیک کنید.

اکنون به پایان گام ششم از آموزش گام به گام اکسل رسیده ایم. امید وارم از این گام بهره لازم را برده باشید. تا گام بعد که باز هم در خدمت شما خواهم بود بدرود و موفق باشید.

برای آشنایی با اصطلاحات و آموزش های گام های قبل و بعد اینجا کلیک کنید.