آموزش گام به گام microsoft office word 2007 (قسمت سیزدهم)

درود بر شما همراهان گرامی که آموزش گام به گام ورد 2007 را از وب سایت آموزشی ما دنبال میکنید. امروز در خدمت شما هستم با اموزش قسمت سیزدهم مایکروسافت آفیس ورد. امید وارم تا پایان این اموزش نیز همانند گذشته همراه من باشید. آنچه در این آموزش میخوانید درمورد وارد کردن منابع و مآخذ در متن و ویرایش یک متن میباشد.

1. ذکر منابع  در متن (References and Citations)

• سبک نوشتار منابع در متن
  قرار دادن نقل قول (ازمنابع و مآخذ) در متن
  ایجاد فضای خالی (حفره) در هنگام ذکر منابع
  مدیریت منابع ذکر شده
  کتاب شناسی (لیست کامل منابع و مآخذ)
  وارد کردن پانویس در صفحه

2. ویراستاری متن (Track Changes )

• شروع به ویراستاری متن
  نوع نمایش سند ویراستاری شده
  قبول یا رد کردن تغییرات
  نظرات در متن

ورد 2007  ابزار های بسیار خوب و مناسبی را برای ایجاد منابع و مآخذ، بیوگرافی و نقل قول از منابع را در اختیار کاربران خود قرار میدهد. اولین قدم برای ساخت یک لیست استناد به منابع (منابع و مآخذ، بیوگرافی و نقل قول) انتخاب و استفاده از یک سبک مناسب آن میباشد.

1- ذکر منابع  در متن (References and Citations)

• سبک نوشتار منابع در متن :

برای انتخاب یک سبک مناسب انتشار ابتدا از سربرگ Reference در نوار ابزار اصلی یا ریبون به کادر گروه Citation & Bibliography بروید و از این کادر گروه بر روی فلش کوچک کنار کادر Style کلیک کنید و از کادر کشویی باز شده در زیر آن گزینه سبک متناسب با نیاز خود را انتخاب نمایید.

در بیشتر مقالات انگلیسی و فارسی از سبک APA  و Chicago به صورت استاندارد استفاده میشود.

• قرار دادن نقل قول (ازمنابع و مآخذ) در متن

برای قرار دادن نقل قول در یک بخش از سند، ابتدا باید به سربرگ Reference رفته و به کادر گروه Citation & Bibliography مراجعه کنید. حال از این کادر گروه بر روی گزینه Insert Citation کلیک کنید تا کادر زیر مجموعه های آن باز شود.

ممکن است قبلا در یکی از صفحات سند اطلاعاتی (منابع) را  وارد کرده باشید و حال میخواهید در جایی دیگر همان اطلاعات را وارد کنید.  برای بکار بردن دوباره آن (در صورت نیاز به وارد کردن دوباره به سند) به روی گزینه Insert citation کلیک کنید. در کادر باز شده این اطلاعات را قبل از تمام گزینه های دیگر مشاهده خواهید کرد و  با کلیک بر روی منبع مورد نظر از منابع درج شده بالای کادر (که قبلا شما آن را نوشته اید) در سند درج خواهد شد.

Add New Source : اگر میخواهید منبع جدیدی را به متن وارد کنید میتوانید از این گزینه استفاده نمایید.

با کلیک بر روی این گزینه پنجره ای باز خواهد شد که فرم مربوط به اطلاعات میباشد. در این پنجره باید اقدام به وارد نمودن اطلاعات مورد نظر نمایید. توجه داشته باشید که نوع اطلاعات ورودی برای انواع مختلف موضوعات (کتاب، مقاله، و غیره) متفاوت بوده و از کادر Type of Source قابل انتخاب میباشد.

اگر میخواهید اطلاعات بیشتری برای موضوعات وارد کنید، در همیتن پنجره بر روی گزینه Show All Bibliography Fields کلیک کنید تا این گزینه تیک دار گردد. حال مشاهده خواهید کرد که نوار های اطلاعاتی بیشتری باز میشود که بنا به نیاز خود میتوانید آنها را پر کرده ومورد استفاده قرار دهید.

در نهایت بر روی دکمه Ok کلیک کنید تا اطلاعات وارد شده در این پنجره در صفحه مورد نظر درج گردند.

به زودی مطلبی اختصاصی در این مورد، از همین سایت منتشر خواهد شد که به بررسی و توضیحات بیشتری در این زمینه خواهد پرداخت.

•  ایجاد فضای خالی (حفره) در هنگام ذکر منابع

از این گزینه زمانی استفاده میکنید که منبع اصلی و قابل استناد و ذکر کردن موجود باشد اما تمامی اطلاعات مربوط به این منبع موجود نباشد. برای این کار احتیاج خواهید داشت تا فضایی خالی مربوط به این اطلاعات را در اختیار داشته باشد تا پس ار تکمیل شدن اطلاعات انها را وارد متن نمایید. برای وارد کردن یک حفره در منابع نوشته شده بر روی گزینه Insert Citation کلیک کرده و از کادر باز شده آن گزینه Add New Placeholder را انتخاب و بر روی آن کلیک کنید.

اکنون مشاهده میکنید که پنجره ای باز شده است. در این پنجره نام اطلاعاتی را که میخواهید بعدا وارد کنید را وارد کرده و آن را تایید نمایید. با این کار در متن یک جای خالی با نام نوشته شده ایجاد خواهد شد که میتوانید در زمان دیگری که اطلاعات منبع را بدست آوردید، اطلاعات جدید را در همین مکان قرار دهید.

• مدیریت منابع ذکر شده :

در یک سند ورد نوشته شده ممکن است شما تعدادی منبع ذکر کرده باشید و اکنون بخواهید آنها و یا یکی از آنها را ویرایش، حذف و یا حتی منبعی جدید را وارد کنید. برای این کار ها میتوانید از بخش Manage Sources یا مدیریت منابع استفاده نمایید.

از سربرگ Reference در ریبون به کادر گروه Citation & Bibliography بروید و از این کادر گروه بر روی گزینه Manage Sources کلیک کنید.

با کلیک بر روی این گزینه پنجره ای جدید باز میشود (با نام Source Manager) که شامل منابع نوشته در سمت چپ و درج شده در متن درسمت راست و تیک دار میباشد (اگر قبلا منبعی را در سند درج کرده باشید).

حال شما از این پنجره اقدام به ویرایش و یا حذف کردن منبع موجود و یا اضافه کردن و سایر تغییرات در منابع ذکر شده و توسط گزینه های موجود در بین دو کادر نمایید.

نکته: در پایین این پنجره (در کادر Preview) برنامه ورد یک پیش نمایش از منابع را به شما نشان خواهد داد.

•   کتاب شناسی (لیست کامل منابع و مآخذ)

ممکن است شما بخواهید در پایان سند ورد ساخته شده از لیست کامل منابع و مآخذ که در متن بکار برده اید و اطلاعات کامل آن در قالبی منظم و کامل لیست بسازید. نیازی نیست این کار را بصورت دستی انجام دهید.

برای این کار کافیست از از سربرگ Reference در ریبون به کادر گروه Citation & Bibliography بروید و از این کادر گروه بر روی گزینه Bibliography کلیک کنید. با انتخاب این گزینه کادر زیر مجموعه های آن باز خواهد شد که بوسیله گزینه های موجود در آن و انتخاب یکی از آنها میتوانید اقدام به ساخت خودکار این لیست نمایید.

نکـته: برای مدیریت منابعی که در این لیست نوشته میشوند (حذف و یا اضافه کردن منابع) میتوانید از گزینه Manage Sources استفاده کنید و تغییرات لازم اطلاعاتی را در این لیست اعمال نمایید.

•  وارد کردن پانویس در صفحه

در برخی از نگارش ها در صفحات سند ورد، گاهی نیاز خواهید داشت در انتهای صفحه پانویسی داشته باشید و در آن برخی از اطلاعات مربوط به متن را بنویسید.

برای وارد کردن یک پانویس به صفحه جاری سند ورد، ابتدا مکان نما را در جای مناسبی از متن که میخواهید در باره آن توضیحاتی در پانویس وارد کنید انتقال دهید. سپس از سربرگ Reference به کادر گروه Footnotes مراجعه نمایید.

حال برای درج یک پانویس گزینه Insert Footnote را انتخاب نمایید. مشاهده میکنید که شماره ای در متن ظاهر میشود (جای انتخاب شده ای که مکان نما را قرار داده بودید) و مکان نما به زیر خطی در انتهای صفحه جاری خواهد رفت. حال شروع به تایپ متن مورد نظر خود نمایید.

استفاده از گزینه Next Footnote در این کادر گروه شما را به مکانی خواهد برد که برای آنجا پاورقی تعیین کرده اید.

2- ویراستاری متن (Track Changes )

ممکن است که شما سند وردی را ساخته باشید اما اشتباهات دستوری و تایپی و… در متن امری اجتناب ناپذیر است و ممکن است متن شما را کسی بخواند و اشکالات آن را بیابد و بخواهد پیشنهاداتی برای بهتر شدن متن به شما داشته باشد. برای این کار از ویراستاری استفاده میشود. ویراستاری یکی بزرگترین مزیتها و قابلیت های برنامه ورد میباشد و این گزینه در سربرگ Review در نوار ابزار اصلی جای گرفته است.

• شروع به ویراستاری متن

برای شروع و دسترسی به این قابلیت برنامه ورد از سربرگ Review به کادر گروه Tracking مراجعه کرده و از این کادر گروه گزینه Track Changes را انتخاب نمایید.

حال شروع به تغییرات مورد نظر در متن کنید. در این حالت کلمات و یا جملاتی را که ویراستاری خواهید کرد حذف نمیشوند. بلکه به رنگ قرمز تغییر رنگ خواهند داد و خطی قرمز زیر آنها کشیده میشود و کلمه و یا جمله جایگزین کنار آن نوشته خواهد شد.

• نوع نمایش سند ویراستاری شده

پس از انجام تغییرات لازم در متن چهار راه برای نمایش دادن متن و تغییرات آن وجود دارد:

برای انتخاب نوع نمایش متن ویراستاری شده، از کادر گروه Tracking Change باید به گزینه Display to Review مراجعه کرده و با کلیک بر روی فلش کوچک کناری آن و باز شدن کادر نوع نمایش ها یکی از چهار روش نمایش سند را انتخاب کنید.

انواع نمایش سند های ویراستاری شده به شکل زیر میباشند:

Final Showing Markup : این گزینه ، تغییرات پیشنهاد شده را در کنار کلمه و یا جمله اولیه نمایش خواهد داد.

Final : تمامی تغییرات پیشنهاد شده برای کلمات و جملات را در متن اعمال کرده و نوشته و جملات اولیه را حذف خواهد کرد.

Original Showing Markup : این گزینه ، تغییرات پیشنهاد شده را در کنار کلمه و یا جمله اولیه نمایش خواهد داد.

Original : با انتخاب این گزینه تمامی تغییرات پیشنهاد شده برای متن رد میشوند و متن در حالت اولیه و بدون تغییرات نمایش داده خواهد شد.

در این کادر گروه گزینه ای دیگر با نام Show Markup وجود دارد که با کلیک بر روی فلش کناری آن و باز شدن کادر گزینه ها میتوانید انتخاب کنید که چه  تغییرات ایجاد شده ای در سند نمایش داده شوند وچه تغییراتی نمایش داده نشوند. همچنین اگر چند فرد مختلف این متن را ویراستاری کرده باشند با انتخاب گزینه Reviewers میتوانید نام فرد تغیر دهنده را انتخاب کنید تا تغییراتی که توسط این شخص بر روی متن انجام گرفته نمایش داده شود.

• قبول یا رد کردن تغییرات :

هنگامی که تغییراتی در متن شما پیشنهاد میشود، شما قابلیت آن را دارید که این تغییرات پیشنهادی را قبول کنید ویا رد نمایید.

برای این کار از کادر گروه Changes در سربرگ Review  گزینه های بسیار زیادی گنجانده شده است که به شما برای رد کردن و یا قبول کردن تغییرات پیشنهادی به صورت یکجا و یا تک به تک کمک خواهند کرد.

معنای کلی گزینه های موجود:

قابلیت قبول کردن تغییرات پیشنهادی ( Accept )

قابلیت رد کردن تغییرات پیشنهادی (Reject)

که هرکدام شامل گزینه های بیشتر برای رد و یا قبول کردن تغییرات پیشنهادی میباشد و شما باید بنا به نیاز خود از این گزینه ها استفاده نمایید.

• نظرات در متن:

شما میتوانید در قسمت دلخواه از متن نظرات خود را وارد کنید. برای این کار باید از گزینه Comments در سربرگ Review استفاده نمایید. به این صورت که مکان نما رابه محلی که میخواهید نظر خود را اعمال کنید برده و کلیک کنید. در این نقطه که با رنگ قرمز روشن و های لایت شده شماره گذاری خواهد شد، اقدام به وارد کردن نظرات خود نمایید.

امیدوارم از این آموزش نیز نهایت بهره را برده باشید. تا گام بعد که آخرین قسمت از این سری آموزشهای گام به گام ورد 2007 خواهدبود، بدرود و موفق باشید.

برای آشنایی با اصطلاحات و آموزش های گام های قبل و بعد اینجا کلیک کنید.