آموزش پرینت (چاپ) اطلاعات اکسل ۲۰۱۳ و تنظیمات آن

درود بر شما همراهان گرامی. در این آموزش که با عنوان آموزش پرینت (چاپ) اطلاعات اکسل 2013 و تنظیمات آن از وب سایت آموزشی هنر دیجیتال منتشر شده است، شما عزیزان را با نحوه پرینت (چاپ) برگه های اکسل آشنا خواهیم کرد.

مقدمه :

کاربران نرم افزار اکسل پس از ایجاد و تدوین کاربرگ های مربوط به این نرم افزار گاهی نیاز به چاپ این برگه ها خواهند داشت. چاپ برگه های کاری در این نرم افزار ممکن است شامل تمام برگه، قسمتی از آن و… باشد. در این آموزش شما عزیزان را با نحوه چاپ این برگه ها و تنظیمات مربوط به آن آشنا خواهم کرد. من علیرضا مقدم هستم از وب سایت هنر دیجیتال. با من همراه باشید با :

آموزش پرینت (چاپ) اطلاعات اکسل 2013 و تنظیمات آن

ابتدا کاربرگ مورد نظر را توسط برنامه اکسل باز کنید. حال شما قادر خواهید بود تا به آسانی اقدام به چاپ برگه نمایید. اما این نکته قابل توجه است که شاید شما به تمامی اطلاعات این برگه برای چاپ نیازی نداشته باشد و تنها میخواهید ناحیه خاصی از برگه جاری را چاپ کنید.

بخش اول :

چاپ محدوده خاصی از سطر های کاربرگ با استفاده از گزینه Page Break

این کار توسط گزینه Page Break انجام خواهد پذیرفت. برای دسترسی به این گزینه از سربرگ PAGE LAYOUT به کادر گروه Page Setup رفته تا به گزینه Page Break دسترسی داشته باشید.

حال ابتدا آخرین سطر مورد نظر برای انتخاب محدوده چاپ را انتخاب نمایید. این کار با کلیک بر روی شماره سطر انجام میپذیرد. به این طریق که ابتدا بر روی شماره سلول سطر بعد از سطر مورد نظر کلیک کنید. سپس بر روی گزینه Page Break کلیک کرده و با باز شدن کادر زیر مجموعه ها گزینه Insert Page Break را انتخاب کنید. با این کار خطی ظاهر میگردد که نشان دهنده جدا شدن سط های انتخابی از باقی سطر ها میشود. حال با ادامه مراحل (بخش دوم آموزش) میتوانید سطر های انتخاب شده را چاپ نمایید.

مثال: در تصویر زیر 5 سطر اول برای چاپ جدا شده اند.

اگر قصد چاپ محدوده انتخابی از سطر ها و ستون ها برای چاپ را دارید ابتدا سطر ها و ستون های محدوده چاپ را مشخص کنید. سپس بر روی سلول در سطر و ستون بعدی کلیک کنید تا این سلول انتخاب شود.

تصویر زیر محدوده انتخاب برای سطر ششم تا ستون E را نشان میدهد.

همانطور که مشاهده میکنید سلولی در سطر هفتم و ستون F انتخاب شده است.

حال دوباره بر روی گزینه Page Break کلیک کرده و با باز شدن کادر آبشاری زیر مجموعه ها گزینه Insert Page Break را انتخاب کنید. تا این لحظه موفق شده اید که محدوده چاپی متشکل از سطر ها وستون های مورد نیاز را مشخص نمایید و برای ادامه مرحله چاپ به بخش دوم این آموزش مراجعه کنید.

انتخاب محدود چاپ توسط گزینه Print Area

از این گزینه بیشتر برای چاپ محدوده سطر و ستونی کوچکتر استفاده میگردد. برای چاپ اطلاعات سطر ها و ستون های مورد نظر به این روش ابتدا این سلول ها را به حالت انتخاب شده در آورید. این کار با کلیک بر روی یکی از سلول های موجود در گوشه این محدوده و دراگ کردن تا سلول موجود در گوشه مخالف انجام میپذیرد.

در تصویر زیر محدوده انتخاب چهار سطر و سه ستون (تا ستون C) را مشاهده میکنید.

حال از کادر گروه Page Setup بر روی گزینه Print Area کلیک کنید و با باز شدن کادر آبشاری زیر مجموعه های آن گزینه Set Print Area را انتخاب نمایید.

با این کار محدوده انتخاب شده برای چاپ جدا خواهد شد.

بخش دوم :

چاپ محدوده انتخاب شده

برای چاپ محدوده انتخاب شده کافیست برروی دکمه FILE موجود در ریبون برنامه کلیک کتید و با باز شدن پنجره آن گزینه Print را انتخاب نمایید

و یا با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+P پنجره مربوط به تنظیمات چاپ باز خواهد شد.

پیش نمایش برگه آماده چاپ

پس از انتخاب گزینه Print و یا فشردن کلید Ctrl+P گزینه های مربوط به تنظیمات و همچنین پیش نمایش برگه آماده چاپ در پنجره Print برای شما نمایش داده میشود.

مثال: در سمت راست این پنجره شاهد پیش نمایشی از برگه آماده به چاپ خواهید بود.

گزینه ها و تنظیمات برگه قابل چاپ در ناحیه Print

1- Copies : تعدا خروجی از محدوده و یا برگه (های) انتخاب شده توسط این گزینه مشخص میشود.

2- Printer : توسط این گزینه قادر هستید تا دستگاه خروجی گیرنده (پرینتر مورد نظر) را انتخاب کرده و یا تغییر دهید.

3- با کلیک بر روی این گزینه و باز شدن کادر زیر مجموعه های آن سه گزینه در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت. این سه گزینه به تفکیک کاربرد عبارتند از :

Print Active Sheets : با انتخاب این گزینه تمامی برگه (Sheet) جاری چاپ خواهد شد.

Print Entire Workbook: با انتخاب این گزینه کل کاربرگ و برگه های موجود در آن چاپ خواهند شد.

Print Selection : با انتخاب این گزینه محدوده ای که شما برای چاپ انتخاب کرده اید چاپ خواهد شد.

4- Pages : توسط این گزینه میتوانید محدوده خاصی از صفحات برگه جاری را چاپ کنید. فرض کنید برگه قابل چاپ شما شامل 10 صفحه برای چاپ است و شما میخواهید از صفحه سوم تا صفحه هفتم را چاپ کنید. این کار توسط وارد کردن شماره صفحات در کادر های این گزینه انجام میپذیرد.

5- با استفاده از این گزینه میتوانید نحوه سری چاپ صفحات که برای آنها تعداد چاپ تعریف نموده اید را مشخص کنید. بدین صورن که با انتخاب گزینه Collated صفحات بصورت سری و پشت سر هم چاپ خواهند شد مثلا اگر از صفحات 1 و 2 و3 پرینت میگیرید و انتخاب تعداد سری چاپ 5 بار باشد، صفحات 1 تا 3 در سه سری پشت سرهم به دفعات 5 با چاپ خواهند شد.

با انتخاب گزینه uncollated صفحات طبق شماره آنها سری بندی خواهند شد. مثلا اگر از سه صفحه پرینت میگیرید و تعداد دفعات چاپ را روی پنج با قرار داده باشید، صفحه یک 5 با پشت سرهم، دو پنج بار و.. چاپ خواهند شد.

6- توسط این گزینه قادر هستید تا جهت چاپ داده ها بر روی برگه در دو حالت خوابیده (Portraint Orientation) و ایستاده (Landscape Orientation) انتخاب کنید.

7- با استفاده از این گزینه قادر هستید تا اندازه کاغذ برای چاپ داده ها را انتخاب کنید.

نکته : با کلیک بر روی این گزینه و باز شدن کادر زیر مجموعه ها گزینه …More Paper Size قرار داده شده است که برای انتخاب سایز های دیگری از کاغذ کاربرد دارد.

8- با استفاده از این گزینه میتوانید مقدار حاشیه گذاری لبه کاغذ تا محل چاپ داده ها را تعیین کنید.

نکته : با کلیک بر روی این گزینه و باز شدن کادر زیر مجموعه ها گزینه Custom Margins قرار داده شده است که برای سفارشی سازی حاشیه گذاری کاربر دارد.

9- گزینه های زیر مجموعه این کادر و کاربرد هرکدام عباتند از :

No Scaling : این گزینه در حالت پیش فرض فعال بوده و انتخاب آن باعث چاپ داده ها در اندازه واقعی خود خواهد شد.

Fit Sheet on One Page : برگه جاری و اطلاعات آن در یک صفحه  (برگ کاغذ) چاپ خواهد شد.

Fit All Columns on One Page: انتخاب این گزینه تمامی ستون های انتخاب شده را در یک برگه کاغذ جای خواهد داد.

Fit All Rows on One Page : این گزینه تمامی سطرهای محدوده انتخابی و یا برگه را در یک صفحه کاغذ جای خواهد داد.

نکته : …Custom Scaling Option برای سفارشی سازی محدوده چاپ در کاغذ کاربرد دارد.

البته قابل به ذکر است که در کنار هر گزینه نماد پیش نمایشی از کاربرد آن برای کاربر نمایش داده خواهد شد که کمک به سزایی در انتخاب گزینه انتخابی خواهد کرد.

در نهایت پس از انجام تنظیمات لازم برای چاپ برگه اکسل و یا محدوده چاپی بر روی دکمه Print در این پنجره کلیک کرده تا برگه ها چاپ شوند.

حذف Page Break و Print Area

حذف Page Break بکار رفته در برگه

برای حذف Page Break بکار رفته در برگه جاری کافیست باز هم به کادر گروه Page Setup مراجعه کرده و بر روی گزینه Page Break کلیک کنید. حال از کادر باز شده زیر مجموعه ها گزینه Remove Page Break را برای حذف آخرین page Break اعمال شده در سند و گزینه Reset All Page Break را برای حذف تمامی Page Break های بکار رفته در آن انتخاب نمایید.

حذف Print Area بکار رفته در برگه

برای حذف Print Area بکار رفته در سند کافیست به کادر گروه Page Setup مراجعه کنید و بر روی گزینه Print Area کلیک کنید و از کادر باز شده زیر مجموعه ها گزینه clear Print Area را انتخاب نمایید.

امیدوارم از این آموزش نهایت بهره را برده باشید. تا آموزشی دیگر که باز هم در خدمت شما عزیزان خواهم بود، بدرود و موفق باشید.