آموزش گام به گام microsoft office excel 2007 (قسمت پنجم)

درود فراوان بر شما همراهان آموزش گام به گام اکسل 2007. امروز با گام پنجم از سری آموزش ها ی اکسل در خدمت شما عزیزان هستم که به انجام یکی از کارهای بسیار کاربردی در این نرم افزار یعنی انجام محاسبات در محیط آن خواهیم پرداخت. تا انتها با من همراه باشید.

آنچه در این آموزش فرا خواهید گرفت:

1.  فرمولهای اکسل (Excel Formulas)
2. محاسبه با عملگرهای ریاضی (Calculate with Operators)
3. محاسبات با توابع (Calculate with Functions)
4. کتابخانه تابع (Function Library)
5. آدرس دهی نسبی، مطلق، و ترکیبی (Relative, Absolute, & Mixed Functions)
6. لینک کردن برگه (Linking Worksheets)
7. خطاهای موجود در اکسل

نکته: مقادیر ثابت (داده های ثابت) مقادیری هستند که تغییر نمی کنند و در محاسبات نیز لحاظ نخواهند شد. این مقادیر به دو صورت متنی و عددی هستند. برای نشان داده مقادیر ثابت متنی و عددی آنها را بین دو ” قرار میدهند. اگر عددی را بین این علامت به شکل “25” قرار دهید متن تلقی شده و محاسبه ای روی آن انجام نمی گیرد.

نکته: ورودی های تابع را آرگومان می نامیم و هر تابع مکن است از یک یا چند ورودی(آرگومان) تشکیل شده باشد.

1-فرمولهای اکسل (Excel Formulas)

فرمول ها مجموعه ای از دستورالعمل های ریاضی هستند که برای انجام محاسبات در این برنامه مورد استفاده قرار میگیرند. فرمول ها در نوار فرمول و یا سلولی که مورد نظر شماست (سلول مقصد) با علامت =  آغاز میشوند سپس فرمول مورد نظر را در سلول مقصد وارد میکنیم.

فرمول ها ممکن است دارای اجزا و عناصر زیر باشند:

• منابع: سلولها و یا محدوده ای از سلولها هستند که در انجام محاسبات، داده های آنها مورد محاسبه قرار میگیرد.
• عملگرهای محاسباتی: نمادهای (+، -، *، /، و غیره) که محاسبات مشخص توسط آنها انجام میشود.
• مقادیر ثابت: اعداد یا مقادیر متنی که تغییر نمی کنند.
• توابع: فرمول هایی از پیش تعریف شده در اکسل هستند.

برای ایجاد یک فرمول اساسی در اکسل باید با قرار دادن علامت مساوی در سلولی که نتیجه محاسبه در آن نوشته میشود (سلول مقصد) شروع کرد و سلو لهایی را که باید در این فرمول مورد استفاده قرار گیرد را انتخاب کرده ، سپس فرمول در سلول مقصد نمایش داده میشود.

انتخاب سلول ها به دوصورت متوالی و نا متوالی برای تعیین محدوده  فرمول نویسی هستند.

متوالی:که چند سلول متوالی (پشت هم) برای فرمول نویسی انتخاب میشوند که با علامت ( : ) در بین نام سلول ها مشخص شده . مثلا اگر از سلول B1 تا B4 را انتخاب کنیم  بصورت (B1:B4)= نوشته میشود و نشان دهنده انتخاب سلول های متوالی برای فرمول می باشد.

نا متوالی: اگر چند سلولی را که در مکان های متفاوتی قرار دارند (پشت سر هم نیستند) را انتخاب کنیم با علامت ( ; ) در بین نام سلول های انتخابی مواجه خواهیم شد که نمایانگر انتخاب سلول های نا متوالی در فرمول نوشته شده است. مثلا اگر فقط سلول B1 و B3 رابرای فرمول نویسی انتخاب کنیم ، فرمول به شکل (B1;B3)= نوشته میشود.

برای مثال من در اینجا بر روی سلول B5 را که بعنوان سلول مقصد در نظر گرفته ام  کلیک میکنم. سپس در این سلول علامت مساوی قرار میدهم. در ادامه از فرمول B1 تا B4 را با دراگ کردن انتخاب میکنم (داده متوالی). نتیجه کار من در سلول B5 به این صورت خواهد بود (B1:B4)= که این یک فرمول نوشته شده در اکسل میباشد و جوابی را در پی نداردو پس از فشردن کلید Enter با جواب (نادرست Value ) مواجه میشوید.

2-محاسبه با عملگرهای ریاضی (Calculate with Operators)

برای محاسبه داده ها در برنامه اکسل از عمل گرهای  محاسباتی (+، -، *، /، و غیره) که مهمترین بخش محاسبه نیز هستند (برای انجام محاسبات مورد نظر) استفاده میشود. عملگر های محاسباتی به شرح زیر میباشند:

• اگر محاسبه مورد نظر در یک سلول باشد و جواب نیز در همین سلول قرار گیرد:

ابتدا علامت مساوی (=) را در سلول مورد نظر قرار داده واعداد و محاسبه گر ریاضی را به ترتیب می نویسید. بطور مثال در شکل زیر من در سلول B1 عملیات تفریق را انجام داده ام. (فرمول به صورت 350-500= نوشته میشود که جواب عدد 150 میشود).

نکته: این عملیات برای هر چهار عمل اصلی ریاضی به همین شکل نوشته میشود.

• برای محاسبه داده های نا متوالی :

من در اینجا قصد دارم یک عملیات ضرب انجام دهم. برای محاسبه داده ها و قرار دادن نتیجه در مقصد ابتدا علامت مساوی را در سلول مقصد قرار داده و بعد پرانتز را باز کنید. حال اقدام به انتخاب نمودن سلول هایی نمایید که داده های مورد نظر در آنها قرار دارند.من برای مثال سلول B1  و B4 را انتخاب کرده ام. پس از انتخاب اولین سلول (B1) علامت ضرب را قرار داده (*) سپس اقدام به انتخاب سلول دوم با فشردن کلید Ctrl  نمایید. (این کار برای تمام سلو لها باید تکرار شود)

درسلول مقصد ، فرمولی به شکل زیر نوشته خواهد شد.

(B1*B4) =

حال کلید Enter از کیبرد را بفشارید تا عملیات خواسته شده انجام شده و نتیجه آن در سلول مقصد نوشته شود.نتیجه ضرب من ( 4 ) میشود.

• نکته: برای تمام چهار عمل اصلی ریاضی از فرمول نویسی بالا استفاده میشود.

جمع کردن تعدادی از سلولهای متوالی:

برای این کار ابتدا در سلول مقصد که باید جواب در آن قرار گیرد علامت مساوی (=) را قرار دهید سپس عبارت Sum را تیپ کنید واقدام به انتخاب سلول های مورد نظر بوسیله دراگ کردن بنمایید.

در مثال زیر من سلول های B1 تا B4 را با هم جمع کرده ام که فرمول آن به شکل (Sum(B1:B4= خواهد بود و با فشردن کلید Enter از کیبورد به نتیجه (13) در سلول مقصد (B5) رسیده ام.

نکته: اگر خواستید سلول ها را بصورت متوالی در هم ضرب کنید به جای کلمه Sum از کلمه Product استفاده کرده و فرمول نویسی را مانند قبل انجام دهید.

در مثال من سلولهای B1 تا B4 را در هم ضرب کرده ام که فرمول آن بصورت(Product(B1:B4= نوشته شده و حاصل در سلول B5 برابر با (80) خواهد بود.

نکته: تغییر در داده های هر یک از سلول هایی که بصورت متوالی جمع و یا ضرب شده اند، باعث تغییر در جوابی میشود که در سلول مقصد نوشته اید.

مثال: اگر من داده سلول B2 را به عدد 8 تغییر دهم مشاهده میکنید که پس از فشردن کلید Enter جوابی که در سلول B5 نوشته شده به (160) تغییر میکند.

جمع تعدادی سلول نا متوالی:

برای این کار نیز ابتدا علامت مساوی(=) را در سلول مقصد قرار دهید. سپس کلمه Sum را تایپ کنید و پس از باز کردن پرانتز و فشرده نگاه داشتن کلید Ctrl اقدام به انتخاب سلول های مورد نظر نمایید.سپس با فشردن کلید Enter جواب را در سلول مقصد مشاهده کنید.

مثال: من سلولهای B1 و B3 وB4 را که بصورت نامتوالی هستند را میخواهم با یکدیگر جمع کرده و جواب را در سلول B5 بگذارم. ابتدا در سلول مقصد(B5) علامت مساوی قرار میدهم و سپس کلمه Sum راتایپ کرده و با باز کردن پرانتز اقدام به انتخاب این سه سلول میکنم و سپس پرانتز را می بندم. فرمول نوشته شده بصورت (Sum(B1;B3;B4 = خواهد شد وبا فشردن کلید Enter حاصل آن که عدد (9) می باشد در سلول B5 نوشته خواهد شد.

نکته بسیار مهم: در محاسبات و فرمول نویسی تمامی محاسبه ها از سمت چپ انجام میگیرند و این یک قانون در ریاضی است. اما در برنامه اکسل برای انجام محاسبات و استفاده از عملگرهای ریاضی اولویت بندی تعریف شده و برنامه طبق این اولویت بندی به محاسبه داده ها میپردازد. این اولویت بندی بدین گونه است:

بطور مثال اگر فرمول را به صورت 4*2+10= نوشته شود نتیجه محاسبه 18 خواهد بود زیرا طبق اولویت بندی محاسبه در اکسل ابتدا اعداد عملگر ضرب عمل کرده و سپس جمع. ولی اگر فرمول را با رعایت اولویت بندی به شکل 4*(10+2)= بنویسیم ابتدا عدد 2 و 10 با یکدیگر جمع شده (زیرا پرانتز دارای اولویت بالاتری است) سپس ضربدر عدد 4 خواهد شد پس نتیجه به درستی عدد 48 خواهد بود.

3- محاسبات با توابع (Calculate with Functions)

برای دسترسی به توابع دوراه پیش رو داریم:

راه اول: از سربرگ Home به کادر Editing مراجعه کنید و بر روی فلش کوچکی که کنار گزینه نشان داده شده (Auto Sum) در تصویر زیر کلیک کنید تا کادر توابع باز شوند.

راه دوم: به سربرگ Formulas مراجعه کرده و در کادرFunction Library بر روی فلش کوچکی که در کنار گزینه Auto Sum قرار دارد کلیک کنید تا توابع در کادری در زیر این گزینه باز شوند.

توابع موجود در کادرشامل گزینه های زیر هستند:

Sum(عملیات جمع) :  ابتدا سلول مقصد را مشخص نمایید. سپس با کلیک بر روی این گزینه مشاهده میکنید که کلمه (جمع کردن) Sum در سلول مقصد نوشته شده است. اکنون کافی است که محدوده سلولی و یا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا عملیات جمع بر روی آنها با انجام شود.

Average (میانگین گیری): ابتدا سلول مقصد را مشخص کنید و با انتخاب این گزینه مشاهده میکنید که کلمه (میانگین)Average  در سلول مقصد نوشته میشود.اکنون کافی است که محدوده سلولی و یا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا میانگین این سلول ها محاسبه شود.

Count (شمارش سلول های عددی): ابتدا سلول مقصد را مشخص نمایید. سپس با کلیک بر روی این گزینه مشاهده میکنید که کلمه()Count در سلول مقصد نوشته شده است. اکنون کافی است که محدوده سلولی و یا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا عملیات شمارش سلولی بر روی آنها با انجام شود. قابل به ذکر است که در این روش سلول های خالی و سلول هایی که حاوی متن هستند شمارش نمیشوند.

Min(پیدا کردن کمترین مقدار): ابتدا سلول مقصد را مشخص کنید و با انتخاب این گزینه مشاهده میکنید که کلمه (کمترین مقدار)Min در سلول مقصد نوشته میشود.اکنون کافی است که محدوده سلولی و یا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا کمترین داده (عدد) موجود در این سلول ها در سلول مقصد نوشته شود.

Max (پیدا کردن بیشترین مقدار): ابتدا سلول مقصد را مشخص کنید و با انتخاب این گزینه مشاهده میکنید که کلمه (بیشترین مقدار)Max در سلول مقصد نوشته میشود.اکنون کافی است که محدوده سلولی و یا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا بیشترین داده (عدد) موجود در این سلول ها در سلول مقصد نوشته شود.

4- کتابخانه تابع (Function Library)

کتابخانه توابع دارای گروه وسیعی از توابع میباشد. برای دیدن Function Library میتوانید ، از نوار ابزار بالای برنامه به سربگ Formula بروید. در سمت چپ این سربرگ به کادر گروهی توابع با نام Function Library مواجه خواهید شد که دارای گزینه های زیادی میباشد. که این توابع به شرح زیر می باشند:

جمع خودکار و سریع (AutoSum) : به راحتی داده های سلولی انتخاب شده را محاسبه میکند.

آخرین توابع استفاده شده (Recently Used) : تمامی توابعی را که اخیرا از آنها استفاده کرده اید را مشخص میکند.

مالی (Financial) : داده های مالی را مورد محاسبه قرا خواهد داد.

منطقی (Logical) : درست ، غلط و… را مشخص میکند.

متنی (Text) : توابعی که مبتنی بر متن هستند.

تاریخ و زمان (Date & Time) : توابع تاریخ و زمانی را مورد محاسبه قرار خواهد داد.

ریاضیات و مثلثات (Math & Trig) : که دارای توابع ریاضی بوده و از این توابع در کارها میتوان بهره جست.

نکته: تمامی این توابع دارای زیر مجموعه می باشند که با کلیک بر روی فلش کوچک سمت راست آنها ، از کادر باز شده تابع مورد نیاز را انتخاب نمایید.

5-آدرس دهی نسبی، مطلق، و ترکیبی (Relative, Absolute, & Mixed Functions)

در اکسل آدرس های سلولی به دو صورت نوشته و مورد استفاده قرار می گیرند:

• آدرس نسبی

• آدرس مطلق

آدرس دهی نسبی: در این نوع آدرس دهی موقعیت سلول نسبت به سلولی که فرمول در آن نوشته میشود نشان داده میشود. بطور مثال آدرس B3 یک آدرس نسبی است و در نوشتن یک آدرس نسبی ابتدا نام ستون و سپس نام سطر نوشته میشود که در اینجا از برخورد ستون B و سطر 3 آدرس نسبی B3 بوجود آمده و در نوار فرمول نوشته میشود.

آدرس دهی مطلق: این نوع آدرس دهی موقعیت مطلق یک سلول را مشخص میکند. برای نوشتن این نوع آدرس قبل از نام ستون و سطر مورد نظر از علامت دلار ($) استفاده میشود. مثلا آدرس مطلقی که از برخورد ستون b و سطر 3 شکل خواهد گرفت بدین گونه خواهد بود   B$3 $.

اما کاربرد اینگونه آدرس دهی ها کجا خواهد بود؟

کپی کردن فرمول:

ابتدا در فرمول نویسی از آدرس نسبی استفاده خواهیم کرد: فرض کنید در جدول زیر میخواهید مقدار قیمت کل را برای هر محصول بدست آورید. مقدار قیمت کل برابر است با ضرب تعداد آن محصول ضربدر قیمت واحد آن. در ابتدا به سلول E2 مراجعه کرده و فرمول آن را به شکل D2*C2 = مینویسید. برای آسانتر شدن کارها از نظر فرمول نویسی در ستون E ، پس از نوشتن فرمول در سلول E2 میتوانید از  قابلیت Auto Fill (که در گام سوم توضیح داده شد) استفاده کنید و سلول های E3 تا E7 را با کپی کردن این فرمول پر نمایید که حاصل ضرب در سلول های مقصد متفاوت خواهد بود.

نکته: بدلیل اینکه در فرمول E2 از آدرس نسبی استفاده کرده ایم، پس از کپی این فرمول در سلول مثلا E3 ،فرمول آن بصورت D3*C3 = تغییر خواهد کرد که فرمول آن در نوار فرمول بصورت زیر نوشته خواهد شد:

حال از آدرس دهی مطلق در فرمول نویسی استفاده میکنیم تا تفاوت آن را با نسبی درک کنید: برای این که قیمت کل را در سلول E2 محاسبه کنیم، شروع به فرمول نویسی با آدرس دهی مطلق میکنیم که برای قیمت کل در سلول E2 فرمول بصورت D$2*$C$2 $= نوشته خواهد شد. حال میخواهیم این فرمول را برای قیمت کل سلولهای E3 تا E7 نیز کپی کنیم. پس از کپی این فرمول مشاهده خواهید کرد که آدرس سلول های فرمول در خانه های مربوطه تغییر نکرده و سلول های E3 تا E7 همگی با فرمول D$2*$C$2 $= پر خواهند شد که قیمت کل تمامی سلول ها  دارای نتیجه ای برابر با سلول E2 خواهد بود.

همانطور که از نام این نوع آدرس دهی پیداست، مطلق است و هیچگونه تغییری نخواهد کرد.توجه داشته باشید که گاهی نتیجه محاسبات شما را نوع آدرس دهی مشخص میکند.

گاهی در فرمول نویسی لازم میشود که یکی از آدرس های سطر و یا ستون بصورت مطلق و آن یکی بصورت نسبی نوشته شود. به این نوع آدرس دهی ، آدرس دهی ترکیبی میگوییم. مانند A$1 که ستون A بصورت نسبی و سطر 1 بصورت مطلق وارد شده است. برای تبدبل آدرس های نسبی و مطلق یک سلول کافی است کلید F4 را از کیبورد خود بفشارید تا آدرس یک سلول به انواع گفته شده در بالا تبدیل شوند. مانند مثال زیر:

6-لینک کردن برگه (Linking Worksheets)

شما ممکن است نیاز داشته باشید از داده های یک سلول و یا فرمول نوشته شده از سلولی در برگه جاری (مثلا Sheet1) در برگه ای دیگر (مثلا Sheet2 از همان سند کاری) استفاده نمایید. برای مثال میخواهم از فرمول نوشته شده در سلول B3 در برگه اول (Sheet1)، در برگه دوم (Sheet2) و در سلولA1 استفاده کنیم. برای این کار کافیست فرمول آن را بصورت B3+Sheet2!A1= بنویسید تا اطلاعات موجود در برگه جاری در برگه دوم لینک شود.

خطاهایی که در اکسل ممکن است با آنها مواجه شوید:

1-خطای Div/0 #

زمانی این خطا رخ میدهد که شما در فرمول نویسی بخواهید یک عدد را بر صفر تقسیم کنید. نسبت به رفع آن اقدام کنید زیرا این یک مشکل محاسباتی محسوب میشود.

2-خطای! Ref#

اگر آدرس سلولی را در فرمول نویسی استفاده کنید و سپس آن سلول را حذف نمایید با این خطا مواجه میشوید.

3-خطای ? Name#

اگر در فرمول نوشته شده از کلمه ای ناشناس (مثلا متنی استفاده کنید که بین ” قرار داده نشده باشد ) با این خطا مواجه میشوید.

4-خطای ! Value#

این خطا زمانی مشاهده میشود که بین دو متن و یا بین دو مقدار ثابت سلولی از عملگر های ریاضی استفاده شود.

امید وارم از این گام از آموزش اکسل راضی باشید. تا گام های بعد که باز هم در خدمت شما دوستان خواهم بود بدرود.

برای آشنایی با اصطلاحات و آموزش های گام های قبل و بعد اینجا کلیک کنید.