آموزش گام به گام پاورپوینت ۲۰۰۷ (قسمت دوازدهم)

درود بر شما دوستان عزیز. در این آموزش که آخرین گام از سری آموزش های گام به گام پاورپوینت 2007 میباشد، در خدمتتان هستم. امیدوارم تا پایان این گام نیز همراه من باشید.

آنچه در این آموزش میخوانید :

درج نظرات در اسلاید (Insert a Comment )
بسته بندی فایل پاورپوینت ارایه (Package a Presentation)
پرینت فایل ارایه ساخته شده (Print a Presentation)

در ادامه در مورد هرکدام از این موضوعات بیشتر صحبت خواهیم کرد.

1- درج نظرات در اسلاید (Insert a Comment )

یکی از قابلیت های نرم افزار پاورپوینت این است که به خوانند یک متن ارایه، اجازه خواهد داد تا نظرات خود را برای نویسنده متن ارایه در هر اسلاید و در مکان دلخواهی از آن ثبت و ذخیره نماید. این نظرات با آیکون های شماره دار اختصاصی در مکان مورد نظر درج میشوند تا نویسنده ارایه از نظرات (بعضا سازنده) خوانند مطلع شود.

برای درج توضیحات در اسلایدی از ارایه، ابتدا به اسلاید مورد نظر بروید و مکان نما را به محل مورد نظر (که قصد درج نظر در این نقطه را دارید) انتقال دهید. سپس از سربرگ Review به کادر گروه Comment رفته و از این کادر گروه بر روی گزینه New Comment کلیک کنید.

با کلیک بر روی گزینه New Comment کادری در محل مورد نظر از اسلاید ظاهر میگردد که فرد نظر دهنده میتواند در این کادر نظر خود را وارد نماید.

توجه داشته باشید پس از وارد کردن نظر، کادر New Comment حذف خواهد شد اما آیکون شماره دار نظر وارد شده، در مکان انتخاب شده باقی خواهد ماند تا بیانگر نظر در این مکان باشد.

برای مشاهده نظرات وارد شده در اسلاید، کافی است بر روی آیکون شماره دار آن کلیک کنید تا کادر باز شده و نظر وارد شده نمایش داده شود.

2- بسته بندی فایل پاورپوینت ارایه (Package a Presentation)

پس از ساخت و تدوین فایل ارایه خود میتوانید آن را بصورت فایل نمایشی بر روی CD بسته بندی کنید و از قابلیت نمایش ارایه بر روی کامپیوترهای دیگر (حتی بدون دارا بودن نرم افزار پاورپوینت) استفاده نمایید.

برای بسته بندی فایل نمایشی ساخته شده ابتدا برروی دکمه مایکروسافت آفیس کلیک کنید و با باز شدن پنجره مربوط به این دکمه بر روی گزینه Publish کلیک کنید. حال با باز شدن گزینه های زیر مجموعه در سمت راست این پنجره گزینه Package for CD را انتخاب نمایید تا پنجره مربوط به این گزینه باز شود.

گزینه ها و دکمه های موجود در این پنجره عبارتند از :

1. گزینه Name the CD : در فیلد مربوط به این گزینه اقدام به تایپ نام انتخابی خود برای Cd (پک ارایه) نمایید.

2. دکمه Add File : توسط این گزینه میتوانید فایل های دیگری را به پک ارایه اضافه کنید. با کلیک بر روی این دکمه، پنجره جستجو در فایلهای کامپیوتر باز خواهند شد که با انتخاب فایل(های) مورد نظر و تایید نهایی، این فایل ها به پک در حال ساخت اضافه میشوند.

3. دکمه …Options : این دکمه قابلیت هایی از جمله رمز گذاری و انتخاب نوع پک را در اختیار شما قرار خواهد داد. بدین صورت که با کلیک بر روی این دکمه پنجره ای جدید با نام Options باز خواهد شد. گزینه های کاربردی موجود در این پنجره بصورت زیر میباشند :

• 3-1 . در ناحیه Package Type میتوانید اقدام به انتخاب نوع بسته بندی فایل نمایید.
• 3-2 . در ناحیه Include these files  دوگزینه Linked File و Embedded True Type Fonts قرار گرفته اند. با تیک دار کردن و انتخاب گزینه Linked File تمامی فایل هایی که لینک آنها در ارایه قرار داده شده اند (پیوند داده شده اند) و با انتخاب گزینه Embedded True Type فایل های مربوط به فونت های بکار رفته در ارایه به بسته در حال ساخت افزوده خواهند شد.
• 3-3. در ناحیه Enhance Security and privacy دو گزینه Password to open each presentation و Password to modify each Presentation قرار دارند که با استفاده از این گزینه ها میتوانید اقدام به رمز گذاری و یا تغییر رمز بر روی فایل نمایید.

4. دکمه Copy to CD : با کلیک بر روی این دکمه بسته (پک) ارایه بر روی CD ذخیره خواهد شد و بدین صورت شما میتوانید فایل پاورپوینت ارایه خود را بر روی یک CD بسته بندی نمایید.

5. دکمه Copy to Folder : همچنین شما میتوانید بسته فایل ارایه را در کامپیوتر خود (بصورت بسته بندی) ذخیره سازی نمایید. برای این کار بر روی دکمه Copy to Folder کلیک نمایید. سپس در پنجره باز شده در کادر Folder name نام پوشه در حال ساخت و در کادر Location محل ذخیره سازی فایل را تعیین کنید. سپس با کلیک بر روی دکمه OK تنظیمات را تایید و در پنجره باز شده بر روی دکمه Yes کلیک کنید تا بسته بندی ارایه در محل مورد نظر ذخیره گردد.

نکته بسیار مهم : برای اجرای فایل ذخیره شده، پس از ذخیره سازی فایل در پوشه به محل ذخیره سازی مراجعه کنید و با کلیک بر روی فایل Play.Bat این فایل را اجرا نمایید.

3- پرینت فایل ارایه تدوین شده (Print a Presentation)

درنهایت پس از ساخت یک ارایه پاورپوینت، گاهی نیاز به چاپ اسلایدهای آن دارید. چاپ مطالب و اسلاید های موجود در ارایه به شکلهای مختلفی انجام میگیرد که در ادامه به روش چاپ و گزینه های مربوط به آن خواهیم پرداخت.

همانطور که میدانید ساده ترین راه برای اقدام چاپ فایل پاورپوینت استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+P می باشد. با استفاده از این کلید ترکیبی پنجره مربوط به تنظیمات و گزینه های چاپ باز خواهد شد. گزینه های موجود و پرکاربرد در این پنجره عبارتند از :

گزینه های موجود در ناحیه  Print Range :

All : این گزینه در حالت پیش فرض فعال بوده و با انتخاب نهایی این گزینه از تمامی اسلاید های موجود در ارایه نسخه چاپی تهیه خواهد شد.

Current Slide : با انتخاب این گزینه فقط اسلاید جاری  که در حالت نمایش قرار دارد به چاپ خواهد رسید.

Slides : با انتخاب این گزینه و فعال شدن فیلد روبروی آن میتوانید اسلاید هایی که برای چاپ در نظر دارید را به چاپ برسانید. مثلا اگر میخواهید از یک ارایه بیست اسلایدی، اسلاید های 1 و 5 و 10 را چاپ کنید میتوانید از این گزینه استفاده کرده و شماره اسلاید های منتخب خود را در فیلد وارد کنید. توجه داشته باشید که علامت  ( ; ) معنی ( و ) و علامت ( – ) به معنی ( تا ) میباشد.

گزینه کاربردی موجود در ناحیه Copies :

Number of Copies : در کادر مربوط به این گزینه میتوانید تعداد چاپ هر برگه را تعیین نمایید.

گزینه Print What : این گزینه برای انتخاب نوع و روش چاپ اسلایدهای موجود در ارایه استفاده خواهد شد. در زیر این گزینه کادری وجود دارد که کاربر میتواند با کلیک بر روی فلش کوچک کناری این کادر به گزینه های زیر مجموعه آن دست یابد که این گزینه ها عبارتند از :

1. Slides : با انتخاب این گزینه هر اسلاید بصورت جداگانه و در یک برگه کاغذ جدا پرینت گرفته خواهد شد.

2. Handouts : انتخاب این گزینه قادر خواهید بود تا تعداد بیشتری از اسلاید های موجود در یک ارایه را در یک برگه کاغذ به چاپ برسانید. این تعداد از یک تا نه اسلاید در هر برگه کاغذ قابل تنظیم و انتخاب کردن میباشد که در ادامه روش تعیین تعداد اسلایدهای چاپی در یک برگه را در گزینه های موجود در ناحیه (Handouts) را باهم بررسی خواهیم کرد

3. Notes Page : با انتخاب این حالت چاپی اسلایدها، هر اسلاید بصورت جداگانه در یک برگه کاغذ چاپ خواهد شد با این تفاوت که هر اسلاید در بالای برگه کاغذ به چاپ خواهد رسید و اگر شما در تمام اسلایدها و یا اسلایدهایی از یک ارایه یادداشت سخنران وارد کرده باشید، این یادداشت ها در زیر اسلاید مربوطه و در همان برگه کاغذ به چاپ خواهد رسید.

4. Outline View : با انتخاب این گزینه از چاپ اسلایدها، فقط تمامی متون موجود در هراسلاید از آن خارج شده و بصورت متنی فارغ ار هرگونه تصویر، شیپ و … تغییر شکل خواهد داد و شما میتوانید مطالب موجود در ارایه پاورپوینت را بصورت متنی به چاپ برسانید. نکته بسیار جالب در این نوع از چاپ، ذکر شماره هر اسلاید در کنار متون مربوط به آن اسلاید میباشد که مطالب موجود در اسلایدها را از یکدیگر تفکیک خواهد کرد.

گزینه Color / Grayscale : این گزینه نیز شامل سه گزینه زیر مجموعه میباشد که با کلیک بر روی فلش کوچک کنار کادر آن در دسترس کاربر قرار خواهد گرفت. اولین گزینه موجود، گزینه Color میباشد که بصورت پیش فرض فعال بوده و حالت چاپ اسلاید ها را بصورت کاملا رنگی انتخاب خواهد کرد. دو گزینه دیگر یعنی Grayscale و Pure Black and White برای چاپ اسلاید ها بصورت سیاه و سفید میباشند که تفاوت آنها در چاپ سیاه و سفید با حفظ حالت گرافیکی اشیاء و تصاویر و… برای گزینه Grayscale و بصورت سیاه و سفید کامل و خطی برای گزینه Pure Black and White میباشد.

گزینه های موجود در ناحیه Handouts :

توجه داشته باشید که در حالت پیش فرض گزینه های موجود در این ناحیه بصورت غیر فعال میباشند. در مواقعی که شما نحوه پرینت مطالب را از نوع Handouts انتخاب نمایید (گزینه های که در بالا توضیح داده شده بود)، گزینه های موجود در این ناحیه فعال خواهد شد. گزینه های آن عبارتند از :

1. Slide per page : با کلیک بر روی فلش کوچک کناری کادر این گزینه اعدادی در اختیار شما قرار خواهند گرفت که این اعداد بیانگر تعداد اسلایدهای قرار گیرنده در یک برگه کاغذ میباشد. مثلا عدد 2 دو اسلاید را در یک برگه کاغذ و عدد 6، شش اسلاید را در یک برگه کاغذ گنجانده و قابل چاپ می نماید.

2. Order : این گزینه دارای دو گزینه زیر مجموعه با نام های Horizontal و Vertical میباشد. این دو گزینه زیر مجموعه، نحوه چیدمان اسلاید ها در یک برگه بصورت سطری (Horizontal) و بصورت ستونی (Vertical) را فراهم خواهند کرد. مثلا اگر شما برای هر برگه کاغذ شش اسلاید را در نظر گرفته باشید، با انتخاب گزینه Horizontal اسلاید اول در سطر اول قرار گرفته و در سمت چپ آن و بصورت سطری اسلاید دوم قرار میگیرد. در سطر دوم اسلاید شماره سه و در سمت چپ آن چهار قرار خواهد گرفت و به این صورت چیدمان اسلایدها ترتیب بندی خواهند شد که در تصویر زیر این چیدمان را مشاهده میکنید.

اما با انتخاب گزینه Vertical ، کاغذ به دو ستون در سمت چپ و راست تقسیم شده و اسلاید های شماره یک تا سه در ستون سمت راست و اسلاید های چهارم تا ششم در ستون سمت چپ قرار میگیرند.

دکمه Preview : با کلیک بر روی این دکمه پیش نمایشی از فایل آماده چاپ و تنظیمات انجام شده توسط کاربر بر روی آن نمایش داده خواهد شد.

حال پس از انجام تنظیمات لازم برای چاپ، با کلیک بر روی دکمه OK در صورت اتصال پرینتر به کامپیوتر، اسلایدها با تنظیمات انجام شده بر روی کاغذ به چاپ خواهند رسید.

 کلیدهای میانبر پرکاربرد در پاورپوینت

برای دیدن کلید های میانبر پر کاربرد در پاورپوینت 2007 بر روی لینک موجود روی همین متن کلیک کنید.

امیدوارم از گام آخر از سری آموزش گام به گام پاورپوینت 2007 استفاده کرده باشید و این دوره آموزشی مورد قبول و استفاده شما عزیزان قرار گرفته باشد. تا آموزش های دیگر از نرم افزار Microsoft Office که با آفیس های 2010 و 2013 در خدمت شما عزیزان خواهم بود، بدرود و موفق باشید.

برای آشنایی با اصطلاحات و آموزش گام های قبل اینجا کلیک کنید.