آموزش گام به گام microsoft office word 2007 (قسمت نهم)

درود بر شما همراهان عزیزی که آموزش های گام به گام ورد 2007 را از طریق سایت ما دنبال میکنید. امروز باز هم در خدمت شما عزیزان هستم با گام نهم از این آموزش که در این گام با قالب بندی های صفحه در ورد آشنا خواهید شد. با ما همراه باشید.

آنچه در این آموزش میخوانید:

1. تغییر جهت وحاشیه صفحه (Modify Page Margins and Orientation)
2. بکار بردن حاشیه در صفحه و تغییر رنگ آن (Apply a Page Border and Color)
3. درج اطلاعات در سربرگ و پاورقی  (Insert Header and Footer Information)
4. شماره گذاری صفحات و خطوط (  Insert Page and Line Number)
5. یک صفحه شکسته بسازید (Create a Page Break)
6. یک جلد (کاور) برای سند بسازید (Crate a Cover Page)
7. وارد کردن یک صفحه خالی (Insert a Blank Page)

در ادامه در مورد هریک از این مسایل بیشتر صحبت خواهم کرد.

1- تغییر جهت کاغذ وحاشیه صفحه (Modify Page Margins and Orientation)

• اگر میخواهید برای صفحات سند خود فاصله بیشتر و یا کمتری برای ابتدای خط  تا لبه کاغذ در نظر بگیرید، کافی است که از سربرگ Page Layout به کادر گروه Page Setup مراجعه کنید و از این کادر گروه گزینه Margins را انتخاب نمایید.

با کلیک بر روی این گزینه کادری در زیر آن باز خواهد شد که شامل 5 گزینه پیش فرض میباشد. فاصله هر کدام از این گزینه ها با خط هایی بر روی صفحه نشان داده شده و در مقابل این اشکال اعداد Top  (فاصله از بالا) وButtom (فاصله از پایین) و Right (فاصله از سمت راست) و Left (فاصله از سمت چپ) لبه کاغذ تا ابتدای خط (سطر) مشخص شده است. شما با انتخاب فاصله مناسب میتوانید مقدار فاصله بین ابتدای سطر ولبه کاغذ را کم و یا زیاد کنید.

همانطور که ملاحظه میکنید این کادر شامل گزینه Custom Margins نیز میباشد که با انتخاب این گزینه پنجره ای جدید باز شده و میتوانید مقدار این فواصل را شخصی سازی کرده و به اندازه دلخواه تغییر دهید.

نکته : برای ایجاد عمق شیرازه در حاشیه کاغذ

از سربرگ page Layout به کادر گروه Page Layout مراجعه کنید و از این کادر گروه بر روی گزینه Margins کلیک کرده و با باز شدن کادر زیر مجموعه ها گزینه …Custom Margins رو انتخاب کنید.
حالا با باز شدن پنجره (Page Setup (margins به گزینه Gutter Position مراجعه کرده و این گزینه را در حالت Right یا همان راست  برای متون پارسی و Left یا همان چپ برای متون انگلیسی قرار دهید. سپس به گزینه Gutter (عمق شیرازه) مراجعه کنید و مقدار آن را 1 سانتیمتر وارد کنید. با این کار شما میتوانید برای سیم پیچی کردن و شیرازه گذاری کاغذ های چاپ شده عمقی ایجاد نمایید تا مطالب پس از شیرازه گذاری بصورت کامل نمایان گردند.

• اگر میخواهید جهت کاغذ سند را عوض کنید و طرف بلندتر آن را بعنوان عرض استفاده نمایید (کاغذ را به شکل خوابیده استفاده کنید) کافی است از سربرگ Page Layout به کادر گروه Page Setup مراجعه کرده و بر روی گزینه Orientation کلیک کنید و از کادر باز شده آن جهت قرار گیری کاغذ (سند) را مشخص کنید.

• اگر میخواهید سایز صفحه (کاغذ) را تعویض کرده و سایز کوچکتر و یا بزرگتری برای کاغذ در نظر بگیرید(در حالت عادی این سایز روی برگه A4 قرار دارد) در کادر گروه Page Setup به روی گزینه Size کلیک کنید و از کادر باز شده زیر آن سایز کاغذ را متناسب با نیاز خود تغییر دهید.

با کلیک بر روی گزینه More paper Sizes میتوانید سایزهای بیشتری را برای صفحه خود در نظر گرفته و یا وارد کنید. ابتدا بر روی این گزینه کلیک کرده و در کادر باز شده ابعاد جدید را وارد و تایید کنید.

• اگر میخواهید تعداد ستون های متن خود را که در حالت پیش فرض 1 ستون در نظر گرفته شده است، را به دو ، سه ستون و انواع دیگر در یک برگه تبدیل کنید کافی است از کادر گروه Page Setup گزینه Columns را انتخاب کنید. با کلیک بر روی این گزینه کادری در زیر آن باز خواهد شد که شامل انواع ستون بندی  میباشد و شما بنا به نیاز خود ستون بندی متناسب را انتخاب کنید.

اگر میخواهید ستون هارا بنا به نیاز های شخصی تغییر داده و از لحاظ اندازه ستون ها و… آنها را با نیاز خود متناسب کنید ، پس از باز شدن کادر گزینه Columns گزینه More Columns را انتخاب کنید و از کادر باز شده تغییرات لازم در نوع ستون بندی کاغذ را اعمال نمایید.

2- بکار بردن حاشیه در صفحه و تغییر رنگ آن (Apply a Page Border and Color)

• اگر بخواهید رنگ کاغذ را تغییر دهید:

برای این کار از کادر گروه Page background گزینه Page Color را انتخاب کنید. با انتخاب و کلیک بر روی این گزینه کادر آن باز خواهد شد که شامل رنگ های مختلف و روشن وتیره میباشد. از این کادر رنگ خود را انتخاب و تایید کنید تا رنگ جدید به عنوان بک گراند کاغذ قرار گیرد.

با انتخاب گزینه No Color قادر خواهید بود تا رنگی را که قبلا برای کاغذ انتخاب کرده بودید را از بین برده تا رنگ آن به حالت پیش فرض یعنی سفید تغییر کند.

با انتخاب گزینه More Color از این کادر به رنگ های بیشتری دسترسی خواهید داشت و با انتخاب گزینه Fill Effects میتوانید از حالت های گرافیکی که برنامه در اختیار شما قرار داده است برای بک گراند استفاده نمایید.

• اگر میخواهید برای صفحه ویا صفحات موجود در یک سند کادر حاشیه ای در نظر بگیرید:

کافی است از سربرگ Page Layout در نوار ابزار اصلی یا ریبون به کادر گروه Page Background مراجعه کنید و گزینه Page Border را از این کادر انتخاب کنید.

با انتخاب این گزینه پنجرهای زیر آن باز میشود که شامل انواع حاشیه های صفحه میباشد. شما میتوانید از این پنجره و در سمت چپ آن نوع حاشیه را مشخص کرده (1) و از گزینه Style نوع خط را مشخص کنید (2)

پس از مشخص نمودن نوع خط نوبت به تغییر رنگ خط حاشیه خواهد رسید که شما این کار را با انتخاب گزینه Color انجام خواهید داد(3)

برای تغییر مقدار عرض خط و یا به عبارت دیگر تعیین مقدار پهنای آن از گزینه Width استفاده کنید (4)

اگر میخواهید از حاشیه ای هنری استفاده مایید از گزینه Art نیز برای تغییر نوع آن استفاده کنید(5).

شما در این بخش قادر خواهید بود که به برنامه ورد دستور دهید که کدام سمت از کاغذ را حاشیه گذاری کند! برای این کار از کادر Preview با کلیک بر روی گزینه های علامت گذاری شده در شکل زیر میتوانید حاشیه ها را در چهار سمت کاغذ، دو سمت و حتی یک سمت آن قرار دهید و تغییرات را در همان کادر و بر روی صفحه نمونه ملاحظه کنید.

3- درج اطلاعات در سربرگ و پاورقی  (Insert Header and Footer Information)

این قابلیت برنامه برای درج اطلاعات مشترک بین صفحه های موجود در یک سند ورد کاربرد دارد. این اطلاعات ممکن است اطلاعاتی مانند شماره صفحه، تاریخ، یا عنوان و … باشد که شما میخواهید در تمامی صفحات (در سربرگ و یا پاورقی صفحات) نوشته شود.

برای درج سربرگ و یا پاورقی صفحات از سربرگ Insert به کادر گروه Header & Footer مراجعه کنید و با انتخاب گزینه header برای صفحات سربرگ (یا هدر) و یا انتخاب Footer پاورقی (یا فوتر) بسازید.

با کلیک بر روی گزینه Header (سربرگ یا هدر) کادری در زیر آن باز خواهد شد که شامل انواع مختلف سربرگ های مورد نیاز برای یک سند ورد میباشد. از کادر مربوط هدر متناسب با نیاز خود را انتخاب کرده و با کلیک بر روی آن این سربرگ را بر روی صفحات اعمال کنید.

برای ویرایش سربرگ انتخاب شده، دوباره کادر سربرگ ها را باز کرده و بر روی گزینه Edit Header کلیک کنید و به ویرایش سربرگ مورد نظر بپردازید.

نکته: با انتخاب گزینه Remove header از همین کادر میتوانید سربرگ انتخاب شده برای صفحه را حذف نمایید.

برای وارد کردن پاورقی یا فوتر به صفحات از کادر گروه Header & Footer بروی گزینه Footer کلیک کنید.

حال از کادر باز شده زیر آن که شامل سبک های متنوع پاورقی ها میباشد، پاورقی متناسب با نیاز خود را انتخاب کرده و با تایید آن را در صفحات سند ورد اعمال کنید.

برای ویرایش پاورقی انتخاب شده، دوباره کادر پاورقی ها را باز کرده و بر روی گزینه Edit Footer کلیک کنید و به ویرایش فوتر مورد نظر بپردازید.

نکته: با انتخاب گزینه Remove Footer از همین کادر میتوانید پاورقی انتخاب شده برای صفحه را حذف نمایید.

پس از وارد کردن سربرگ و یا پاورقی به صفحات ورد، برنامه این اختیار را برای شما قایل شده است که بتوانید آنها را بنا به نیاز های شخصی خود شخصی سازی کنید (تغییرات را در آنها بوجود آورید). برای این کار سربرگی جدید در نوار ابزار اصلی (ریبون) باز خواهد شد که نام آن Design میباشد و توسط گزینه های موجود در این سربرگ میتوانید تغییرات لازم را به روی هدر و یا فوتر انتخاب شده اعمال کنید.

نکته مهم: سربرگ ها و پاورقی هایی که به صورت الگو در برنامه ورد گنجانده شده اند هرکدام دارای قابلیت های مختلفی از نظر وارد کردن اطلاعات (اطلاعات مربوط به تاریخ،زمان،موضوع،شماره صفحه و…) و گرافیکی میباشند که شما بنا به نیاز خود و اطلاعاتی که قصد دارید در ابتدا و یا انتهای صفحات گنجانده شوند، اقدام به انتخاب آنها کنید.

4- شماره گذاری صفحات ( Insert Page Number)

در بیشتر مواقع در برنامه ورد شما نیاز خواهید داشت تا سندی را که ایجاد کردهاید را شماره بندی کنید و شماره صفحات را در ابتدای سند در هدر، انتهای آن در فوتر و یا مکان های دیگر قرار دهید. برنامه microsoft Office Word این امکان را در اختیار شما قرار میدهد که بتوانید برای صفحات سند خود شماره گذاری نمایید.

• شماره گذاری صفحات:

برای این کار ابتدا باید به سربرگ Insert مراجعه کرده و از کادر گروه Header & Footer گزینه Page Number را انتخاب کنید.

با انتخاب و کلیک بر روی این گزینه پنجره محاوره ای آن باز خواهد شد که شامل گزینه های زیر میباشد:

Top of Page: این گزینه به شما امکان آن را خواهد داد تا شماره صفحات را در بالای صفحات قرار دهید. با کلیک بر روی این گزینه کادر زیر مجموعه های آن باز میشود که شامل انواع مختلفی از سبک ها برای قرار دادن شماره در بالای صفحه میباشد و میتوانید از این کادر سبک مورد نظر را انتخاب کنید.

Bottom Of Page: این گزینه برخلاف گزینه بالا میباشد یعنی شماره صفحات را در زیر برگه ها (پاورقی) ثبت خواهد کرد. این گزینه نیز شامل سبک های زیر مجموعه ای میباشد که بنا به نیاز خود میتوانید نوعهای مختلف آن را بکار ببرید.

Page Margins: این گزینه شما را قادر خواهد کرد تا انتخاب کنید که شماره صفحات در کدام قسمت از حاشیه های کاغذ قرار گیرد. با کلیک بر روی این گزینه، کادر زیر مجموعه های آن باز میشود که شامل مکان های مختلفی از حاشیه ها در کاغذ برای قرار گیری شماره صفحات میباشد.

Current position: این گزینه موقعیت قرارگیری شماره صفحات را مشخص میکند و شامل انواع سبک های زیر مجموعه میباشد.

Format Page Numbers: بوسیله این گزینه شما قادر خواهید بود که نوع صفحه بندی و شماره گذاری را تغییر دهید! با انتخاب این گزینه پنجره ای باز خواهد شد که از این پنجره میتوانید انتخاب کنید که شماره گذاری صفحات بر حسب 1،2،3،… باشد و یا برحسب حروف فارسی آلف،ب،پ،… و یا حروف انگلیسی A,B.C,… و یا حروف یونانی I,II,III,… و یا غیره!

نکته: با انتخاب هرکدام از روش ها و سبک های بالا برای شماره بندی و نرتیب صفحات، سربرگی جدید با نام Design باز میشود که شامل گزینه های مختلفی برای تغییرات در اختیار شما قرار خواهد داد.

Remove Page Number: اگر قبلا برای صفحات سند خود شماره گذاری کرده بودید، با انتخاب این گزینه میتوانید این شماره گذاری را حذف نمایید.

• شماره گذاری خطوط:

اگر میخواهید در مقابل هرخط از نوشته های خود شماره گذاری کنید از سربرگ Page Layout به کادر گروه Page Setup مراجعه کنید و  گزینه Line Number را انتخاب نمایید.

با انتخاب این گزینه کادری در زیر آن باز خواهد شد که شامل گزینه های زیر میباشد:

None: این گزینه در حالت نرمال برنامه فعال میباشد و برای جلوگیری از قرار دادن شماره خطوط در حالت عادی است. همچنین اگر برای خطوط یکی از حالت های شماره گذاری را انتخاب کرده باشید و عملیات شماره گذاری خطوط را انجام داده باشید، با استفاده از این گزینه میتوانید تمامی شماره های خطوط را حذف نمایید.

Continuous: این گزینه شماره گذاری خطوط را، برای همه خطوط و در تمامی صفحات سند ورد بصورت پیوسته انجام میدهد.

Restart Each Page: با انتخاب این گزینه شماره گذاری خطوط برای هر صفحه بطور جداگانه درج خواهد شد و با ارجاع به صفحه جدید و شروع به تایپ کردن در صفحه جدید شماره خطوط از اول شروع خواهد شد.

Restart Each Section: از این گزینه برای شماره گذاری خطوط در هر بخش مستقل انجام میگیرد.

مثال: اگر شما پنج خط در یک صفحه تایپ کرده اید و میخواهید این پنج خط را جداگانه از باقی خط های موجود درهمان صفحه شماره گذاری کنید، میتوانید بدین صورت عمل کنید که پس از تایپ پنج خط از متن به گزینه Page Break مراجعه کنید و با انتخاب گزینه Continuous یک بخش مستقل برای این پنج خط بسازید و با انتخاب این گزینه (Restart Each Section) مشاهده میکنید که پنج خط مستقل شده، شماره گذاری خواهند شد. در این حالت اگر شما به تایپ کردن خود ادامه دهید سایر خطوط شماره دار نمیشوند.

Suppress For Current paragraph: این گزینه قابلیت فعال بودن به همراه سه گزینه Continuous  و Restart Each Page و Restart Each Section را دارد. با انتخاب این گزینه و در هنگام فعال بودن سه گزینه ذکر شده شماره گذاری قطع میشود تا زمانی که شما این گزینه را غیر فعال کنید. پس از غیر فعال کردن این گزینه شماره گذاری ادامه خواهد یافت.

همچنین با انتخاب گزینه Line Numbering Option میتوانید انواع شماره گذاری را بنا به نیاز خود شخصی سازی کنید.

5-ساخت صفحه شکسته (Create a Page Break)

صفحه شکسته یا Page break یکی از قابلیت های بسیار مهم برنامه ورد میباشند که کمتر افرادی با آن آشنایی داشته و از این قابلیت استفاده میکنند. اما این قابلیت به شما کمک های بسیار مهمی در بوجود آوردن اسناد کاری میکند که در ادامه با این قابلیت آشنا خواهید شد.

برای استفاده از صفحه شکسته یا Page break از سربرگ Page Layout به کادر گروه Page Setup بروید و بر روی گزینه Breaks کلیک کنید.

با کلیک بر روی این گزینه کادر مربوط در زیر این گزینه باز خواهد شد که شامل گزینه های زیر میباشد:

Page: با انتخاب این گزینه براحتی به صفحه بعد خواهید رفت! بدین گونه که اگر در صفحه جاری نمیخواهید چیز دیگری وارد کنید (هرچقدر که در صفحه فعلی اطلاعات وارد کرده باشید اهمیتی ندارد) و میخواهید نوشتن را در صفحه بعد ادامه دهید، با انتخاب این گزینه برنامه ورد مکان نما را به صفحه بعد انتفال داده و شما میتوانید در صفحه جدید شروع به وارد کردن اطلاعات لازم نمایید.

نکته: در سربرگ Insert وکادر گروه Pages آن نیز به این گزینه دسترسی خواهید داشت.

Column: اگر نوع صفحه را دو و یا سه ستونه انتخاب کرده اید، پس از وارد کردن اطلاعات لازم در ستون اول و نیاز به ادامه وارد کردن اطلاعات در ستون بعد دارید با انتخاب این گزینه برنامه ورد مکان نما را به ستون بعد در همان صفحه انتقال میدهد.

Text Wrapping : اگر جسم ،تصویر گرافیکی و یا هر چیز دیگری را به سند خود وارد کرده اید و احتیاج دارید تا اطلاعات وارده یا نوشته های شما دور تا دور این تصویر گرافیکی نوشته شود و جای خالی در اطراف آن وجود نداشته باشد میتوانید از این گزینه استفاده نمایید. با انتخاب این گزینه نوشتن شما در خط جاری قطع خواهد شد و مکان نما به خط بعد منتقل میشود.

Next Page: با انتخاب این گزینه نوشته های شما از جایی که انتخاب کرده اید قطع شده و به صفحه جدید انتقال داده میشود. مثلا اگر سه خط آخر یک صفحه را انتخاب کرده باشید، این گزینه سه خط را قطع کرده و به صفحه جدید انتقال خواهد داد.

Continuous page: نوشته های شما را قطع و شروع به ایجاد پاراگرافی جدید در همان صفحه خواهد کرد.

Even Page: با انتخاب این گزینه نوشتن شما را در صفحه جاری قطع خواهد کرد و مکان نما را به ابتدای نزدیکترین صفحه زوج انتقال داده میشود. مثلا اگر شما در صفحه ششم مشغول تایپ کردن هستید، با انتخاب این گزینه نوشتن شما در این صفحه قطع خواهد شد ومکان نما به صفحه هشتم (نزدیکترین صفحه زوج) منتقل خواهد شد. قابل به ذکر است که اگر صفحه هشتمی در شمارگان صفحات سند موجود نباشد، برنامه بصورت خودکار صفحه زوج بعدی (صفحه هشتم) را خواهد ساخت.

Odd Page: با انتخاب این گزینه نوشتن شما را درصفحه جاری قطع خواهد کرد و مکان نما را به ابتدای نزدیکترین صفحه فرد انتقال داده میشود. مثلا اگر شما در صفحه سوم مشغول تایپ کردن هستید، با انتخاب این گزینه نوشتن شما در این صفحه قطع خواهد شد ومکان نما به صفحه پنجم (نزدیکترین صفحه فرد) منتقل خواهد شد. قابل به ذکر است که اگر صفحه پنجمی در شمارگان صفحات سند موجود نباشد، برنامه بصورت خودکار صفحه فرد بعدی (صفحه پنجم) را خواهد ساخت.

6- یک جلد (کاور) برای سند بسازید (Crate a Cover Page)

ممکن است که شما نیاز داشته باشید که برای سندی که در برنامه ورد ساخته اید یک کاور یا همان جلد برای صفحه اول آن بسازید.

برای این کار باید از سربرگ Insert در نوار ابزار اصلی (ریبون) به کادر گروه Pages مراجعه کنید و گزینه Cover Page راانتخاب کنید.

با کلیک و انتخاب این گزینه کادر آن در زیر باز خواهد شد که شامل انواع مختلف سبک ها برای کاور سازی میباشد که شامل انواع مختلفی از سبک های نوشتاری و گرافیکی می باشد.

از این کادر کاور متناسب با نیاز خود را انتخاب کنید و به ویرایش آن بپر دازید تا به شکل مورد نیاز شما برای سند وردتان تبدیل شود. پس از انتخاب کاور مورد نظر دو سربرگ جدید با نامهای Design و Layout باز خواهد شد که با استفاده از گزینه های موجود در این دو سربرگ جدید میتوانید به شخصی سازی کاور خود بپردازید.

برای حذف کاور ایجاد شده برای سند ورد کافیست از کادر گروه Pages روی گزینه Cover Page کلیک کنید و از کادر باز شده آن گزینه Remove Current Cover Page را انتخاب کنید.

7- وارد کردن یک صفحه خالی (Insert a Blank Page)

اگر سند ورد خود را آماده کرده باشید و حال بخواهید آن را ویرایش کنید، گاهی نیاز خواهید داشت که در بین صفحات سند در حال ویرایش یک صفحه جدید ایجاد کنید تا به وارد کردن متن و یا گرافیک های مورد نظر و جدید بپردازید.

برای این کار از سربرگ Insert به کادر گروه Pages مراجعه کنید و گزینه Blank Page را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه مشاهده میکنید که صفحه سفید جدیدی برای وارد کردن اطلاعات جدید بوجود خواهد آمد.

مثلا اگر بین صفحه چهارم و پنجم یک سند، میخواهید یک صفحه جدید ایجاد کنید، ابتدا به صفحه چهارم بروید و با انتخاب ابن گزینه صفحه ای جدید ایجاد کنید. قابل به ذکر است که صفحه سفید ایجاد شده بعد از سند چهارم بوجود خواهد آمد.

امیدوارم از این گام آموزش ورد نیز رضایت کامل را داشته باشید. تا گام بعدی آموزش گام به گام ورد 2007 که باز هم در خدمت شما عزیزان خواهم بود، بدرود.

برای آشنایی با اصطلاحات و آموزش های گام های قبل و بعد اینجا کلیک کنید.